Растущее число экспертов по всему миру прогнозируют появление того, что иногда называется «тревел-менеджмент 2.0». Согласно данной концепции, мобильные технологии и социальные медиа способствуют тому, что молодые, технически подкованные работники будут попросту игнорировать корпоративную тревел-программу и станут самостоятельно бронировать деловые поездки при помощи вебсайтов и излюбленных онлайн-инструментов.
В результате сдерживать волну изменений силами тревел-политики будет практически невозможно. В такой ситуации, если следовать тревел-менеджменту 2.0, компании должны не навязывать и принуждать сотрудников к compliance, а тщательно разобрать правила, определяющие, что и как они могут бронировать.
В качестве примера я хочу привести международную компанию Linde Group. Семь лет назад ее годовой тревел-бюджет составлял примерно 210 млн. евро. В настоящее время на деловые поездки здесь расходуют менее 170 млн. евро в год, несмотря на продолжающийся рост и поступательное развитие бизнеса.
Причина сокращения бюджета — уменьшение числа деловых поездок, но не только. Урезание тревел-расходов также связано с более ясными и прозрачными процессами, четкими параметрами, эффективным управлением. В частности, появилось требование бронировать авиабилеты минимум за 14 дней до начала поездки — один только этот шаг помог сократить среднюю стоимость билета почти на треть!
Помимо этого, каждый деловой путешественник, желающий организовать поездку в течение этого 14-дневного лимита, должен все согласовать ее детали со своим руководством, что еще больше повысить дисциплину бронирования. Важный инструмент в работе отдела тревел-менеджмента Linde — это ежеквартальная отчетность: она позволяет как на глобальном уровне, так и на уровне той или иной страны получать четкую аналитическую картину, с тем чтобы планомерно улучшать управление деловыми поездками, отслеживать поведение путешественников и повышать уровень compliance, а также определять пути оптимизации тревел-расходов.
В целом, правильно выстроенная система отчетности и информационная открытость и прозрачность — это ключевые моменты в работе тревел-менеджеров, стремящихся повысить уровень соблюдения путешественниками корпоративной тревел-политики.
На глобальном уровне тревел-менеджмента Linde Group установлен набор стандартов, касающихся международных деловых поездок и стратегии бронирования в сотне стран, где компания присутствует. В то же время, сохраняется возможность для более гибкого применения правил и адаптации к местным реалиям, например, выбора места проживания.
Linde сотрудничает с тремя глобальными провайдерами, и на уровне страны каждое подразделение компании самостоятельно выбирает одного из трех в качестве своего делового партнера. Так, в США Linde не так давно сделали выбор в пользу поставщика технологических решений для тревел-менеджмента и управления расходами Concur. В других регионах мира большим спросом пользуются услуги Amadeus и i:FAO, а в таких странах, как Китай и Бразилия, предпочитают местные инструменты онлайн-бронирования.
Можно с уверенностью утверждать, что функциональность, контент и приспособленность под местный рынок могут стать не только основными аргументами при выборе подобных систем, но и залогом экономической эффективности тревел-программ компании.
директор по развитию Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ)
