В условиях постоянного развития информационных технологий индустрия MICE получает большое количество продуктов, которые не только помогают быстрее и удобнее подготовить мероприятие, но и сэкономить на таких затратных статьях, как сопровождающие для группы, раздаточные материалы или синхронный перевод. Удивительно, но зачастую тревел-специалисты не только не пользуются такими разработками, но даже не знают об их существовании. Так, мне не раз приходилось сталкиваться с организаторами, которые с удивительным упорством продолжают общаться с поставщиками и участниками мероприятия исключительно посредством электронной почты или телефона. Учитывая количество таких переговоров на этапе подготовки и проведения ивента, не сложно оценить «эффективность» такого консерватизма. О том, чем могут помочь современные информационные технологии, и как с их помощью можно оптимизировать денежные и временные затраты, я и хотел бы рассказать в этой статье.
«Служба одного окна»
В первую очередь, важно обратить внимание на онлайн-продукты гостиничной индустрии, которые сегодня представлены по всему миру, в том числе — и в России. Заключая глобальный договор на проведение мероприятия с цепочкой отелей, мы получаем возможность за минимальное время самостоятельно забронировать все его составляющие: конференц-зал с необходимым оборудованием, сервисы департамента F&B, размещение в отеле и даже гала-ужин. Безусловное преимущество этой технологии — экономия времени. Нет необходимости вести долгую переписку с несколькими сотрудниками отеля и согласовывать все составляющие мероприятия, поскольку вся информация уже загружена в личный кабинет и остается только сделать выбор необходимых опций.
Безусловно, этот инструмент будет полезен специалистам, которые зачастую организуют т.н. «стандартные» мероприятия. Однако, если ваше мероприятие требует дополнительных, «нестандартных» опций, то продукт будет также удобен в использовании в качестве единой площадки для общения с персоналом отеля. Стоит отметить, что практика использования этого инструмента развивается не только в странах Европы, Азии и США, где главный тренд в организации мероприятий и командировок — самостоятельное бронирование в режиме online, но и в России, где отношение к онлайн-платформам традиционно очень предвзятое. Сегодня многие отели в России, принадлежащие международным цепочкам, предлагают «урезанный» аналог данной технологии. Отсутствие возможности использования полноценной системы связано с законодательством, которое регламентирует взаимоотношения между юридическими лицами и бухгалтерскую отчетность.
Как на ладони
Не менее важным аспектом развития технологий для MICE является и большое количество разработок программного обеспечения, позволяющих управлять мероприятием с использованием планшетов или смартфонов. Уже сегодня такие профильные выставки по деловому туризму, как EIBTM, IMEX или ITB предлагают каждому участнику установить на мобильное устройство приложение, где после введения учетных данных пользователь получает доступ ко всей организационной информации. Это и сведения об отеле и рейсах, которые для него забронированы, и расписание конференций и образовательных сессий, и календарь встреч, общая информация о выставке. А использование функции геолокации позволяет не заблудиться в выставочном павильоне.
Перенимая опыт иностранных коллег, эти технологии широко внедряются в сфере MICE и в России. Только представьте, какое количество денежных средств и бумаги можно сэкономить, если заменить такие привычные составляющие любого мероприятия на бумажных носителях, как программа, маршрут-квитанция, подтверждение бронирования отеля и трансферов, страховой полис и прочее, — приложением для планшета или смартфона! Кроме того, мы получаем возможность оперативно вносить изменения во все эти документы и доносить информацию о них до участников мероприятия с помощью технологии «push notifications» в режиме реального времени.
Использование геолокации позволит администратору мероприятия всегда иметь информацию о местонахождении участника, что важно при проведении квестов или тимбилдингов, предполагающих перемещение на местности. Немаловажным преимуществом такого подхода является онлайн-коммуникация администратора с участниками, возможность получать обратную связь и проводить опросы удовлетворенности практически на каждом этапе. Использование специального программного обеспечения позволит превратить даже самый обычный квест в незабываемое приключение, а UGC (user generated content), созданный во время мероприятия, можно использовать для дальнейшего размещения на корпоративных коммуникационных платформах или для изготовления сувенирной продукции. Всё, что требуется для работы — доступ в сеть Интернет, который могут обеспечить площадки или современные Wi-Fi роутеры, предоставленные локальными сотовыми операторами.
Использование технологии синтеза (распознавания) речи позволяет составлять текстовые документы в автоматическом режиме — например, протоколы или титры для онлайн-трансляции. Всё больше и больше получают распространение технологии синхронного перевода, которые за считанные секунды преобразуют речь в текст на языке участника или воспроизводят его с помощью технологии закрытой грамматики (определенных правил, по которым система общается с участником).
Не звони мне — не звони!
Говоря о коммуникациях между организатором и участником, чаще всего используется информирование путем проведения рассылки по электронной почте. Стоит обратить внимание на такие тренды, как использование сервиса обмена короткими текстовыми сообщениями (SMS) с помощью специальных интернет-платформ, коммуникация через интернет-мессенджеры, а также общение через социальные сети. С помощью SMS всегда есть возможность проинформировать участников об изменениях в плане мероприятия, напомнить о конференции или важном событии по программе, при этом все сообщения будут персонализированными — с обращением по имени на мобильный телефон.
Использование групповых чатов в интернет-мессенджерах для организаторов позволит отказаться от использования раций, тем самым расширив зону доступа, и в режиме онлайн обмениваться информацией. Такой вид коммуникации удобен, когда мероприятие проводится на нескольких площадках одновременно, или программой предусмотрено сразу несколько активностей для разных участников в одно время. Создав закрытую группу для мероприятия в социальной сети, мы получаем возможность не только общаться с участниками в режиме реального времени, но и предоставлять доступ ко всем материалам, а также обмениваться медиа-файлами, проводить опросы и выявлять потребности. Таким образом, группа в социальной сети может стать полноценной платформой мероприятия, ориентированной, безусловно, на определенную целевую аудиторию, которой привычны подобные способы коммуникаций. Использование индивидуальных хэштегов в сервисах по обмену фотографиями позволит создать наглядную ленту событий, а по окончанию мероприятия быть источником для создания отчета.
Эффективность того или иного способа коммуникации, интеграции различных технических продуктов, а также платформ должна соответствовать задачам и целям мероприятия, количеству участников и их готовности к использованию этих инструментов. Следует отметить, что внедрение современных систем, несомненно, является одним из составляющих успешного мероприятия, но не должно лишить полностью «живое» общение между организаторами, администраторами и участниками.
Дмитрий Савельев,
независимый эксперт
