Недавно в рамках тендера клиент попросил к детальной проработке прописать напротив каждого пункта сметы поставщика с указанием сайта компании и контактов. Мы вышли из «игры».
Можете представить, что вы бесплатно у ряда топовых архитектурных бюро запросите создание дизайн-концепции вашего нового офиса с прорисовкой до мельчайших деталей? Либо попросите рекламные агентства бесплатно предоставить пошаговую стратегию продвижения вашего бренда?
Нет, вы заплатите за варианты, а в рамках тендера получите лишь минимальную проработку.
Почему же мы считаем такой подход допустимым на нашем рынке? Не потому ли, что мы сами это позволяем?
Поговорим о цифрах:
342832 рубля — средняя себестоимость обработки тендера в 2018 году нашим агентством. Она рассчитана на основе себестоимости часа сотрудников, вовлеченных в процесс, плюс стоимости внешних привлеченных ресурсов в случае ряда проектов;
42168336 рублей — наши затраты в 2018-м на проигранные тендеры. Их было 123 — почти две трети (65%) от общего количества.
Как вам? Лично мне от этих цифр грустно.
Ведь в прошлом году я, как владелец компании, выложила эти деньги из своего кармана в никуда, вместо того, чтобы инвестировать их в развитие бизнеса и команды или, в конце концов, «закрыть» их как прибыль учредителя и реализовать собственные мечты.
При этом в некоторые тендеры наше агентство намеренно не «входит» — по ряду критериев: например, если участников более четырех или это на 100% постоплатные проекты. Мы отбираем реальные и качественные тендеры.
Даже если мы возьмем тендер с четырьмя агентствами и предположим, что затраты каждого игрока на качественную проработку технического задания составляют 300 тысяч рублей, то выходит, что клиент получит бесплатных услуг на 1,2 миллиона рублей уже до начала работы над проектом.
Кстати, при том, что заказчики требуют глубокую проработку проекта, зачастую они не в состоянии обозначить даже критерии оценки предложения.
В этом году мы проработали множество идей: в более 40% запросов нам даже не прислали письмо об итогах тендера, примерно в таком же проценте случаев мы получили отписку и на ответную просьбу дать развернутую обратную связь ответа не последовало. И только в 20% случаев клиенты предоставляли обоснованные причины отказа.
Многие наши идеи и наработки были просто украдены и переданы в реализацию своим поставщикам. Почему мы можем об этом заявлять? Сегодня настолько все доступно и открыто — достаточно просто подписаться на хештеги компании, геолокации и хештеги, связанные с событием, чтобы практически там побывать и увидеть целые репортажи глазами участников.
Некоторые наработки частично использованы — понравилось что-то в концепции, почему бы не реализовать? Часть мероприятий были отменены, часть тендеров достойно проиграны.
Ниже я попробовала свести в формате «ЗАДАЧА — РЕШЕНИЕ» рекомендации, которые помогут минимизировать затраты заказчика на тендер — и тем самым расходы агентств на заведомо бесполезную работу:
___________________________________________________________________________
ЗАДАЧА: Необходимо оценить бюджет предстоящего события.
РЕШЕНИЕ: Обратитесь к поставщику, которому вы доверяете, и обозначьте задачу. Например, для меня проработать примерный бюджет широкими мазками без запроса конкретных поставщиков займет не более 30-40 минут времени.
___________________________________________________________________________
ЗАДАЧА: Проявить инициативу, для согласования ее далее с руководством.
РЕШЕНИЕ: Это проблема последнего года. Проводится тендер, по итогам которого выясняется, что это было инициативой ответственного сотрудника и тендер нужен для защиты этой инициативы перед руководством.
Как результат — событие отменено, так как руководство не видит (и не видело) в нем потребности.
Решение простое: перед тем, как объявлять тендер, убедитесь, что с руководством согласовано событие, его примерные даты, состав участников и лимиты бюджета.
Для оценки бюджета см. предыдущий пункт. ___________________________________________________________________________
ЗАДАЧА: Получить максимально качественные предложения.
РЕШЕНИЕ: Для того, чтобы получить максимально качественные предложения, достаточно четко сформулировать критерии оценки.
Честно заявите, что ключевой критерий оценки — бюджет или условия оплаты, например.
Или, скажем, это — идея, и бюджет важен, но может быть более гибким при наличии яркой и нестандартной концепции.
Если это уровень проработки, то четко это обозначьте.
Часто клиент заявляет, что важна идея, а потом выбирает поставщика по бюджету. Более того, берет понравившуюся идею агентства и выставляет ее в очередной тур тендера на проработку участникам.
___________________________________________________________________________
ЗАДАЧА: Тендер ради тендера.
РЕШЕНИЕ: Создайте пул поставщиков, среди которых вы будете разыгрывать такие тендеры. Зачем привлекать весь рынок, если у вас уже есть исполнитель, но нужно соблюсти формальности? __________________________________________________________________________
ЗАДАЧА: Мониторинг / обзор рынка.
РЕШЕНИЕ: Заявите о ваших намерениях провести мониторинг рынка. Не прикрывайте эту задачу тендерами, будьте честны — и в ответ вы получите максимально качественные предложения и идеи.
___________________________________________________________________________
ЗАДАЧА: Тендер в несколько этапов с глубокой проработкой.
РЕШЕНИЕ: Организуйте отборочный тур с получением краткого описания идеи / видения и примерным бюджетом.
Проведите финал среди двух — трех агентств с глубокой проработкой запроса, необходимой вам, где победитель получает проект, а агентства-участники денежную компенсацию.
Поверьте, вам поступят качественные честные, не демпинговые предложения, при этом вы зарекомендуете себя на рынке как клиент с высоким статусом, с которым будут работать только самые лучшие игроки.
___________________________________________________________________________
Я часто слышу жалобы от клиентов, что агентства не слышат задачи, плохо прорабатывают тендеры, демпингуют.
Помните, что, проводя тендер, вы обращаетесь за бесплатной услугой, и только серьезные заинтересованные участники будут играть с вами честно. В остальном, вы будете получать бесплатные услуги и желание любыми способами подписать с вами контракт.
Сейчас мы, играя честно (у нас нет тендерных и демпинговых смет, например), теряем тендеры, потому что заказчик часто покупает самое дешевое и потом возвращается с историями, как его обманули и сколько он в итоге переплатил.
Дорогие клиенты, вы сами формируете этот рынок. Как только вы начнете вместе с нами делать его цивилизованным, открытым, уважать труд — вы удивитесь, насколько более качественный и экспертный результат вы станете получать.
Татьяна Спурнова,
генеральный директор агентства MaxMedium
