Как-то в начале пандемии я взялась за написание статьи о том, как в нашей компании организован корпоративный тревел и MICE. Мы все тогда были на перепутье, жили в режиме неопределенности, нам было необходимо срочно занять чем-то свой беспокойный ум. И тогда я решила описать на примере опыта и регламента компании «ББДО» алгоритм подготовки деловой поездки или мероприятия. Статья могла стать полезной, например, тревел-менеджерам, персональным ассистентам, офис-менеджерам, секретарям и всем, кто так или иначе связан с бизнес-тревел...
Как-то в начале пандемии я взялась за написание статьи о том, как в нашей компании организован корпоративный тревел и MICE. Мы все тогда были на перепутье, жили в режиме неопределенности, нам было необходимо срочно занять чем-то свой беспокойный ум.
И тогда я решила описать на примере опыта и регламента компании «ББДО» алгоритм подготовки деловой поездки или мероприятия. Статья могла стать полезной, например, тревел-менеджерам, персональным ассистентам, офис-менеджерам, секретарям и всем, кто так или иначе связан с бизнес-тревел.
К сожалению, в России нет профильного образования в этой сфере, и те, кто по роду службы так или иначе сталкивается с данным набором обязанностей, порой не могут сориентироваться, как сделать это наилучшим образом, как сэкономить бюджет командировки, не потеряв при этом в качестве, более того — получив приятный отзыв внутреннего клиента. И вот я постаралась отразить последовательность действий, выделить какие-то важные моменты и привести пару примеров успешных поездок и мероприятий в нашей группе компаний.
А, собственно, рассказать было что. ГК «ББДО» — крупнейшая российская рекламно-коммуникационная группа, и на тот момент ее агентства входили в состав международных сетей BBDO Worldwide и Omnicom Media Group. Ряд этих факторов объяснял нашу высокую международную активность и необходимость специалистов оперативно перемещаться по всему миру, постоянно проводить мероприятия. Перед нашим департаментом всегда стояла задача обеспечить удобную, эффективную, безопасную и относительно бюджетную логистику и качественное размещение наших сотрудников в местах назначения. В этом нам всегда помогал прежде всего регламент по организации командировок и мероприятий, инструкции по конкретному направлению деятельности, опытные сотрудники, проверенные поставщики и, конечно, «вездесущая» Travel policy, которая, в свою очередь, координировала и координирует по сей день многие процессы, дает понять границы возможного в плане удобства в поездке и ресурсов компании.
Деловая поездка или мероприятие, вне зависимости от формата и количества участников, всегда были для нас штучным «ювелирным продуктом», к каждой заявке мы имеем привычку подходить индивидуально, несмотря на объем. В большинстве случаев в компаниях, где большой поток командировок, практикуется вахтовый метод, например в нефтегазовом секторе, командируемые вынуждены летать строго по выбранным направлениям и заведенному плану поездок, что исключает возможность подключать фантазию и смекалку.
В «ББДО» плана командировок в принципе никогда не существовало, при этом были международные направления, зависимость от запроса и пожеланий клиента, настроений аудитории, на которую рассчитан контент рекламных кампаний, а в этом недостатка не было, ведь без нее нам не обойтись. Все это, безусловно, радовало и каждый раз бросало вызов.
В те времена через наш департамент ежегодно проходило от 500-600 запросов на командировки и 10-12 запросов на мероприятия. Это могли быть деловые поездки для встречи с партнерами и клиентами, участия в work shop, семинары, тренинги, круглые столы, конференции, а также крупные мероприятия с участием от 30 до 100 сотрудников с различным программным наполнением и стоящими перед ними задачами.
Так как из почти 1200 сотрудников постоянных бизнес-туристов у нас было порядка 800, а «искушенных» из них примерно человек 200, то всегда требовалась профессиональная экспертиза по всем видам услуг. Много внимания всегда уделялось визовому сопровождению, так как в лондонские офисы наших медийных агентств коллеги ездили регулярно. В одно время мы набили руку с дополнительными функциями визового центра Великобритании для сокращения сроков получения виз с готовыми паспортами, так сказать, проработав систему лайфхаков. В частности, часто докупали услугу подачи без записи за 60 фунтов, а не дополнительную «срочная виза» за 212 фунтов. Экономия была значительная, особенно при большом количестве запросов.
Нюансы организации перелетов, в том числе трансатлантических для топ-менеджмента, бронирования отелей, заказа международных трансферов — всем этим важным пунктам было уделено отдельное внимание. Завершалась вся эта история подсказками по проведению внутреннего анализа цен, правил отмены, сроков подтверждения услуг и работы с договорами. В статье описывались наглядные алгоритмы, давались рекомендации по предварительной проработке направлений, сметированию, логистике и, конечно, взаимодействию с поставщиками услуг.
В общем, я бы могла еще долго петь дифирамбы своей работе и нетривиальным задачам, но, к сожалению, эта статья ушла в стол, как ушла и целая «эпоха», о которой я в ней рассказывала. Эпоха яркой международной активности, глобальных вызовов и безудержной тяги к исследованию новых направлений.
Потом, на низком старте в пандемийное время нам пришлось более пристально рассмотреть российские направления. Помимо этого, мы оценили для себя работу с некоторыми объектами размещения на территории России, пересмотрели тревел-политику в сторону только самых необходимых выездов, связанных с высокой производственной необходимостью, и скорректировали заведенные корпоративные лимиты на Сочи и Санкт- Петербург. Прогнозы по отрасли в то время пестрили заголовками о восстановлении после Covid и обещали восстановление объемов до уровня 2019 года, что вселяло благоговение и трепет. Но, к сожалению, этому не суждено было сбыться в нашей российской действительности...
Да, есть о чем задуматься. Многие сейчас выступают с прицелом на позитивное мышление, говорят, что во всех кризисах всегда есть точки роста. Главное теперь для всех нас — их нащупать! Найти их в мелководье — точно вызов.
Очира Будаева,
руководитель отдела по организации поездок и мероприятий ГК «ББДО»
