Размер шрифта
Цвет фона и шрифта
Изображения
Озвучивание текста
Обычная версия сайта
Название сайта
Портал для профессионалов
в области бизнес-туризма и MICE
Подписка на рассылку
Об издании
Новости
Интервью
Статьи
Мнения экспертов
BBT FORUM
INDEX BBT
BBT FEST
ОНЛАЙН-КУРС
Галерея
Глоссарий
Бизнес-туризм в Москве
Назначения
События
Контакты
BUYING BUSINESS TRAVEL RUSSIA
Портал для профессионалов
в области бизнес-туризма и MICE
BBT в Telegram
Подписка на рассылку
Об издании
Новости
Интервью
Статьи
Мнения экспертов
BBT FORUM
INDEX BBT
BBT FEST
ОНЛАЙН-КУРС
Галерея
Глоссарий
Бизнес-туризм в Москве
Назначения
События
Контакты
    BUYING BUSINESS
    Travel RUSSIA

    Портал для профессионалов
    в области бизнес-туризма и MICE

    BUYING BUSINESS TRAVEL RUSSIA
    Об издании
    Новости
    Интервью
    Статьи
    Мнения экспертов
    BBT FORUM
    INDEX BBT
    BBT FEST
    ОНЛАЙН-КУРС
    Галерея
    Глоссарий
    Бизнес-туризм в Москве
    Назначения
    События
    Контакты
      Подписка на рассылку
      BUYING BUSINESS TRAVEL RUSSIA
      BUYING BUSINESS
      Travel RUSSIA

      Портал для профессионалов
      в области бизнес-туризма и MICE

      BUYING BUSINESS TRAVEL RUSSIA
      • Об издании
      • Новости
      • Интервью
      • Статьи
      • Мнения экспертов
      • BBT FORUM
      • INDEX BBT
      • BBT FEST
      • ОНЛАЙН-КУРС
      • Галерея
      • Глоссарий
      • Бизнес-туризм в Москве
      • Назначения
      • События
      • Контакты
      Подписка на рассылку
      • Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 5, стр. 3
      • info@bbt.news
      • Пн. – Пт.: с 9:00 до 18:00

      Точки роста в мелководье

      Мнения экспертов
      —
      Мнения экспертов
      —Точки роста в мелководье
      Мнения экспертов
      11 ноября 2022

      Как-то в начале пандемии я взялась за написание статьи о том, как в нашей компании организован корпоративный тревел и MICE. Мы все тогда были на перепутье, жили в режиме неопределенности, нам было необходимо срочно занять чем-то свой беспокойный ум. И тогда я решила описать на примере опыта и регламента компании «ББДО» алгоритм подготовки деловой поездки или мероприятия. Статья могла стать полезной, например, тревел-менеджерам, персональным ассистентам, офис-менеджерам, секретарям и всем, кто так или иначе связан с бизнес-тревел...

      OchiraBudaevaКак-то в начале пандемии я взялась за написание статьи о том, как в нашей компании организован корпоративный тревел и MICE. Мы все тогда были на перепутье, жили в режиме неопределенности, нам было необходимо срочно занять чем-то свой беспокойный ум.

      И тогда я решила описать на примере опыта и регламента компании «ББДО» алгоритм подготовки деловой поездки или мероприятия. Статья могла стать полезной, например, тревел-менеджерам, персональным ассистентам, офис-менеджерам, секретарям и всем, кто так или иначе связан с бизнес-тревел.

      К сожалению, в России нет профильного образования в этой сфере, и те, кто по роду службы так или иначе сталкивается с данным набором обязанностей, порой не могут сориентироваться, как сделать это наилучшим образом, как сэкономить бюджет командировки, не потеряв при этом в качестве, более того — получив приятный отзыв внутреннего клиента. И вот я постаралась отразить последовательность действий, выделить какие-то важные моменты и привести пару примеров успешных поездок и мероприятий в нашей группе компаний.

      А, собственно, рассказать было что. ГК «ББДО» — крупнейшая российская рекламно-коммуникационная группа, и на тот момент ее агентства входили в состав международных сетей BBDO Worldwide и Omnicom Media Group. Ряд этих факторов объяснял нашу высокую международную активность и необходимость специалистов оперативно перемещаться по всему миру, постоянно проводить мероприятия. Перед нашим департаментом всегда стояла задача обеспечить удобную, эффективную, безопасную и относительно бюджетную логистику и качественное размещение наших сотрудников в местах назначения. В этом нам всегда помогал прежде всего регламент по организации командировок и мероприятий, инструкции по конкретному направлению деятельности, опытные сотрудники, проверенные поставщики и, конечно, «вездесущая» Travel policy, которая, в свою очередь, координировала и координирует по сей день многие процессы, дает понять границы возможного в плане удобства в поездке и ресурсов компании.

      Деловая поездка или мероприятие, вне зависимости от формата и количества участников, всегда были для нас штучным «ювелирным продуктом», к каждой заявке мы имеем привычку подходить индивидуально, несмотря на объем. В большинстве случаев в компаниях, где большой поток командировок, практикуется вахтовый метод, например в нефтегазовом секторе, командируемые вынуждены летать строго по выбранным направлениям и заведенному плану поездок, что исключает возможность подключать фантазию и смекалку.

      В «ББДО» плана командировок в принципе никогда не существовало, при этом были международные направления, зависимость от запроса и пожеланий клиента, настроений аудитории, на которую рассчитан контент рекламных кампаний, а в этом недостатка не было, ведь без нее нам не обойтись. Все это, безусловно, радовало и каждый раз бросало вызов.

      В те времена через наш департамент ежегодно проходило от 500-600 запросов на командировки и 10-12 запросов на мероприятия. Это могли быть деловые поездки для встречи с партнерами и клиентами, участия в work shop, семинары, тренинги, круглые столы, конференции, а также крупные мероприятия с участием от 30 до 100 сотрудников с различным программным наполнением и стоящими перед ними задачами.

      Так как из почти 1200 сотрудников постоянных бизнес-туристов у нас было порядка 800, а «искушенных» из них примерно человек 200, то всегда требовалась профессиональная экспертиза по всем видам услуг. Много внимания всегда уделялось визовому сопровождению, так как в лондонские офисы наших медийных агентств коллеги ездили регулярно. В одно время мы набили руку с дополнительными функциями визового центра Великобритании для сокращения сроков получения виз с готовыми паспортами, так сказать, проработав систему лайфхаков. В частности, часто докупали услугу подачи без записи за 60 фунтов, а не дополнительную «срочная виза» за 212 фунтов. Экономия была значительная, особенно при большом количестве запросов.

      Нюансы организации перелетов, в том числе трансатлантических для топ-менеджмента, бронирования отелей, заказа международных трансферов — всем этим важным пунктам было уделено отдельное внимание. Завершалась вся эта история подсказками по проведению внутреннего анализа цен, правил отмены, сроков подтверждения услуг и работы с договорами. В статье описывались наглядные алгоритмы, давались рекомендации по предварительной проработке направлений, сметированию, логистике и, конечно, взаимодействию с поставщиками услуг.

      В общем, я бы могла еще долго петь дифирамбы своей работе и нетривиальным задачам, но, к сожалению, эта статья ушла в стол, как ушла и целая «эпоха», о которой я в ней рассказывала. Эпоха яркой международной активности, глобальных вызовов и безудержной тяги к исследованию новых направлений.

      Потом, на низком старте в пандемийное время нам пришлось более пристально рассмотреть российские направления. Помимо этого, мы оценили для себя работу с некоторыми объектами размещения на территории России, пересмотрели тревел-политику в сторону только самых необходимых выездов, связанных с высокой производственной необходимостью, и скорректировали заведенные корпоративные лимиты на Сочи и Санкт- Петербург. Прогнозы по отрасли в то время пестрили заголовками о восстановлении после Covid и обещали восстановление объемов до уровня 2019 года, что вселяло благоговение и трепет. Но, к сожалению, этому не суждено было сбыться в нашей российской действительности...

      Да, есть о чем задуматься. Многие сейчас выступают с прицелом на позитивное мышление, говорят, что во всех кризисах всегда есть точки роста. Главное теперь для всех нас — их нащупать! Найти их в мелководье — точно вызов.

      Очира Будаева,
      руководитель отдела по организации поездок и мероприятий ГК «ББДО»

      Назад к списку
      Об издании
      Новости
      Интервью
      Статьи
      Мнения экспертов
      BBT FORUM
      INDEX BBT
      ОНЛАЙН-КУРС
      BBT FEST
      Галерея
      Глоссарий
      Бизнес-туризм в Москве
      Назначения
      События
      Контакты
      Подписаться на рассылку
      info@bbt.news
      Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 5, стр. 3
      © 2025 Портал для профессионалов в области бизнес-туризма и MICE

      Сетевое издание «Buying Business Travel Russia» зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),
      регистрационный номер: ЭЛ N ФС 77-85130 от 15.05.23
      Разработано в
      Главная Об издании Новости Интервью Статьи Мнения экспертов Назначения События INDEX BBT Галерея Глоссарий Контакты Бизнес туризм в Москве Поиск