Среди коллег, друзей и знакомых я все реже слышу о том, что к гостиницам они обращаются напрямую. Это и понятно: забронировать отель через онлайн-посредника гораздо удобнее
Среди коллег, друзей и знакомых я все реже слышу о том, что к гостиницам они обращаются напрямую. Это и понятно: забронировать отель через онлайн-посредника гораздо удобнее. Во-первых, такой способ упрощает оплату, особенно если речь о корпоративном запросе через TMC или OBT. Мы работаем на условиях постоплаты, получаем все документы от одного поставщика, в нужном нам виде, в едином формате и так далее. Несомненно, важное и неоспоримое преимущество для компании. Во-вторых, онлайн-порталы дают нам возможность увидеть все отели списком или на карте, с разными тарифами и категориями номеров. Удобно? Безусловно.
Но что, если дело касается запроса на конкретную гостиницу, где наши командированные сотрудники живут постоянно? Уверена, явление довольно частое не только для нашей компании. Мы отдаем предпочтение прямым договорам с отелями и находим в этом ряд положительных моментов:
- Стоимость
Ни для кого не секрет, что гостиницы гораздо охотнее идут на прямое сотрудничество, нежели через тревел-агентство, и предоставляют интересные коммерческие предложения именно корпоративным клиентам. По своему опыту могу сказать, что тарифы по прямому договору могут быть ниже открытых до 50% и ниже цен, предлагаемых TMC. Это касается и крупных сетевых отелей, и независимых. В моей практике был только один случай, когда тариф агентства был ниже нашего тарифа по прямому договору. Причина — мы предоставляли слишком мало ночей в год. Поэтому имеет смысл заключать договор с отелем только при наличии регулярных запросов.
- Специфика российских отелей
Увы, специфика российских отелей такова, что многие из них нельзя забронировать через TMC, не говоря уже об OBT или других онлайн-платформах — их там просто нет. Конечно, это не касается сетевых отелей. Средние независимые гостиницы, к нашему облегчению, тоже «приобщаются» к современным тенденциям и предоставляют возможность бронирования через посредников. Казалось бы, это выгодно самим отелям (как дополнительный способ привлечения клиентов и партнеров). Но не тут-то было... В регионах нашей большой страны (даже в Московской области!) встречаются гостиницы, которые можно забронировать только напрямую и, как ни странно это звучит, только за наличный расчет на месте (или по безналичному расчету через компанию). Для удобства наших путешественников мы выбираем отели максимально приближенные к месту работы. А так как наши платформы чаще всего находятся удаленно от центра города, то с подобными гостиницами нам приходится очень тесно взаимодействовать. Прямые договоры — чуть ли не единственный способ решения проблемы. Наша «головная боль» — это, например, отель в Ульяновске, с которым наши партнеры не сотрудничают, в онлайн- порталах его нет, а сотрудники очень хотят жить именно в этой гостинице (она достойного уровня и рядом с местом работы).
- Коммуникация
В режиме форс-мажорных заявок на командировки налаженная коммуникация играет особо важную роль. Гораздо быстрее связаться с отелем напрямую, чем направлять запрос через посредника (который в свою очередь иногда тоже обращается к посреднику). Это помогает избежать уточняющих вопросов и сокращает время на обсуждение дополнительных услуг, таких как завтрак, ранний/поздний заезд/выезд и прочее. К сожалению, не раз приходилось страдать от этой «игры в сломанный телефон», когда терялись фамилии сотрудников, питание оказывалось не включенным в стоимость и случались другие маленькие неприятности, от которых портилось настроение у всех. Разобраться, кто в этом виноват, обычно не получается. Остается только решать, что с этим делать.
Зачастую TMC не проявляют должных усилий при контакте с отелями для согласования изменений или других договоренностей даже на первоначальном этапе запроса. К примеру, как-то TMC сообщила мне, что гостиница отказала нам в бронировании по причине полной загрузки. Так как альтернатив у меня не было, я решила позвонить в отель напрямую, дабы уточнить, когда освободятся номера, сколько будет свободных номеров и так далее. На что, к моему удивлению, я получила ответ, что номера в отеле есть и в нужном нам количестве. Откуда неверная информация была у TMC, выяснить мы так и не смогли.
- Дополнительные услуги
Наличие прямого контракта с отелем позволяет обсудить весь спектр предоставляемых услуг в отеле. По некоторым договорам мы имеем особые цены не только на завтрак, но и на ужин. В силу специфики производства мы часто заселяем в гостиницы большие группы сотрудников от уровня менеджера и ниже. Поэтому для нас вопрос полного предоставления питания очень важен.
Говоря о дополнительных услугах гостиничного бизнеса, особо отмечу конференц-залы, которые пользуются популярностью для проведения внутренних мероприятий, тимбилдингов и тренингов. Как правило, в договоре мы не прописываем тарифную сетку на эти услуги. Но опять же, руководствуясь своим опытом, могу с уверенностью сказать, что вы получите более выгодное предложение от отеля, с которым у вас есть прямой договор.
На этом бонусы от прямого сотрудничества не заканчиваются: мы заказываем в отелях кейтеринг для организации фуршетов в офисе (вся оплата происходит на стандартных оговоренных условиях), получаем дисконтные карты на рестораны гостиниц для проведений деловых обедов и ужинов с партнерами и клиентами, отели выдают бесплатные парковочные карты (особенно удобно, если отель находится возле аэропорта) и даже абонементы на фитнес и бассейн по особым тарифам. Берите на заметку!
- Оплата и штрафы
Так же, как и с TMC, практически со всеми отелями мы работаем на условиях постоплаты, соблюдая все наши внутренние процедуры. Крайне редко возникают проблемы с документацией, закрывающими документами, даже если отель находится где-нибудь в Екатеринбурге, а мы — в Москве. Вы всегда можете рассчитывать на клиентоориентированность со стороны гостиниц, они пойдут вам на уступки в критичных ситуациях. Например, при срочной отмене бронирования нам удавалось договориться об отмене без штрафов, даже если в контракте прописано иное. При работе через TMC я тоже всегда прошу оформить бесплатную отмену — иногда работает. Один раз мы отменили гостиницу без штрафов, забронированную через Booking.com. Штраф был немаленький, поэтому мы предварительно связались с отелем, получили его одобрение на бесплатную отмену, а далее отправили данную информацию в Booking.com.
Необходимо отметить, что в настоящее время наконец увеличивается использование кредитных/бизнес/виртуальных карт, что позволяет сотрудникам оплачивать услуги самостоятельно (естественно, в тех отелях, где это возможно). Поэтому вопрос оплаты уже не столь острый.
Конечно, все это не означает, что способ работы с гостиницами напрямую всегда является самым эффективным. Желательно использовать по максимуму все доступные инструменты и выбирать наиболее удобный для конкретной ситуации. Так, 50% бронирований отелей мы осуществляем через прямые договоры, остальные 50 % — с помощью партнеров. Не стоит забывать и о том, что OBT набирают все большую популярность. И в случае, когда сотрудники имеют статус self booker, вариант прямого бронирования отеля становится мало возможным. Как раз здесь важно не забывать о налаженных с отелем связях и найти такие пути сотрудничества, чтобы посредник не стал тем самым третьим лишним, сохраняя при этом выгодные условия для всех участников процесса организации бизнес-поездок.
Валерия Славина,
офис-менеджер компании «ФМ ЛОЖИСТИК»
