В мире, где скорость и эффективность становятся основными валютами, командировки превратились в неотъемлемую часть корпоративной культуры. Они необходимы для установления новых контактов, участия в конференциях, ведения переговоров и даже для доставки вахтового персонала к удаленным местам работы. Однако организация командировок может стать настоящей головоломкой, особенно когда речь заходит о выборе надежного партнера в море тревел-услуг. Как же найти идеальное агентство и при этом не потерять в бюджете?
1. Баланс между ценой и качеством сервиса.
Первое, на что стоит обратить внимание, — это качество сервиса. К сожалению, не все тревел-агентства одинаково хороши. Некоторые из них могут привлечь вас заманчивыми ценами, но за этим зачастую скрывается низкое качество услуг. Важно помнить, что время — это деньги, а задержки и ошибки могут стоить вашей компании гораздо больше.
Как найти этот идеальный баланс между ценой и качеством? Начните с отзывов!
Попросите рекомендации у коллег из профессионального сообщества или изучите отзывы в интернете. Также полезно провести тестовую поездку с агентством, чтобы оценить их уровень сервиса на практике. Мы, как компания, для которой своевременная доставка персонала — это основа эффективного бизнеса, всегда ставим этот критерий на первое место.
2. Прозрачная ценовая политика.
Давайте представим: вы тщательно планируете бизнес-поездку для своей команды, рассчитываете каждую копейку, чтобы уложиться в бюджет. Выбираете агентство, которое обещает вам лучшую цену и отличные условия. Наконец, все готово — билеты куплены, отели забронированы, а команда полна энтузиазма. Но вот приходит день, когда вы открываете счет, который заставляет ваше сердце замереть!
Неожиданные сборы за групповое бронирование, дополнительные комиссии за изменения, о которых вам не сказали... Где же взять деньги на эти дополнительные расходы? Вместо того, чтобы радоваться поездке, вы сталкиваетесь с разочарованием и недовольством. Ваша команда начинает нервничать, а вам нужно объяснять, почему бюджет сорван.
Чтобы избежать этой боли, выбирайте поставщиков с прозрачной ценовой политикой.
Например, при общении с агентством всегда задавайте вопросы о том, как формируется стоимость каждой услуги. Не стесняйтесь спрашивать о возможных дополнительных расходах. Четкие условия сотрудничества не только помогут избежать неприятных сюрпризов, но и создадут атмосферу доверия.
3. Интеграция с внутренними системами.
Для крупных компаний критически важно, чтобы выбранный поставщик мог интегрироваться с вашими внутренними системами, такими как ERP или CRM. Это значительно упростит процесс бронирования и учета расходов, сделав его более эффективным и быстрым.
А что, если: ваши сотрудники могут бронировать билеты и отели прямо из своей рабочей системы, а все данные автоматически попадают в отчеты? Неплохо, правда? Это не только позволит сэкономить время, но и снизить вероятность ошибок.
К примеру, при внедрении системы регистрации личных кабинетов и корпоративных доступов на платформе тревел-агентства нам необходимо было передать данные о сотрудниках в соответствии с внутренней политикой компании. Вместо ручного сбора и передачи списков мы интегрировали автоматическую передачу необходимых данных в нашу ERP-систему. В результате более 7000 учетных записей с должностями были созданы за считанные минуты. Это не только упростило процесс, но и помогло избежать множества ошибок, которые могли бы возникнуть при ручном вводе данных, а также обеспечило безопасность персональных данных, минимизировав риски перехвата информации злоумышленниками. Интеграция сделала нашу работу быстрее и эффективнее, что положительно сказалось на всей команде!
4. Поддержка 24/7 и оперативность.
Когда ваши сотрудники находятся в разных часовых поясах, оперативная поддержка становится критически важной. В экстренных ситуациях, таких как отмена рейса или изменения в расписании, вам нужен партнер, готовый прийти на помощь в любое время суток.
Представьте: вы стоите в аэропорту с посадочным талоном в руке, мечтая о горячей ванной после долгого перелета. И тут — «по техническим причинам рейс переносится на завтра». На часах 3 часа ночи, а в голове только одна мысль: «Что делать в незнакомом городе ночью?» Вы звоните агенту с надеждой на спасение, но слышите лишь холодные гудки и металлический голос: «Мы сможем ответить вам завтра».
А теперь представьте, что, как по волшебству, на другом конце провода появляется агент, готовый решить проблему. Он быстро находит уютный отель и резервирует билеты на утренний рейс. В результате вы не только успеваете отдохнуть, но и вовремя добираетесь до дома, полные сил для новых свершений! Согласитесь, разница очевидна.
Поэтому так важно обращать внимание на часы работы службы поддержки и способы связи. Чем больше вариантов — тем лучше! Живой чат, телефонная поддержка или электронная почта — все это должно быть под рукой, чтобы ваши сотрудники всегда могли получить необходимую помощь.
А вообще успех в организации командировок заключается не только в выборе надежного партнера, но и в искусном управлении ресурсами! Но это уже тема для новой колонки: что означает для нас оптимизация процессов и расходов на командировки, расскажу уже в следующий раз.
Ирина Тихонова,
категорийный менеджер ООО «АЙЭФСИЭМ ГРУПП»
