Недавно одна из коллег обратилась ко мне вопросом: «Слушай, подруге надо написать тревел-политику. Не могла бы ты поделиться какой-нибудь старой версией нашей собственной? Совсем-совсем старой, дабы избежать плагиата». Слово «плагиат» в этом контексте меня, признаться, позабавило. Все-таки плагиат — история о другом. Это когда берут без спросу. Когда делишься сам — это, скорее, вариант профессиональной взаимопомощи. Но ведь главное тут что? Главное — чтобы и новому владельцу этот текст принес реальную практическую пользу, а не копировался как домашнее задание в школе, лишь бы двойку не получить.
Термин «тревел-политика» нынче у всех на слуху, все понимают ее важность и необходимость. Она для тревел-менеджмента и альфа, и омега, и краеугольный камень в одном флаконе. Ну, хорошо, важность осознали, задачу поставили. А что дальше? Что именно писать?! Вот тут и начинается все самое интересное. Надо как-то не скатиться в совсем уж краткость, которая далеко не всегда — сестра таланта, но и не увязнуть в никому не интересном словоблудии. Тревел-политика должна отвечать на вопросы, а не создавать их, разъяснять, а не запутывать. Она должна быть читабельной и выполнимой.
Какими они бывают?
Тревел-политик я видела немало. Хороших и разных. Коротких и длинных. Понятных и не очень. Что вынесла из всего этого? Примерно следующее.
Политики по спектру решаемых ими задач делятся на несколько типов:
— Просто политики (устанавливают сферы ответственности по организации бизнес-процесса, нормы компенсации командировочных расходов, те или иные лимиты и границы). Самый лаконичный и практичный вариант. Процедуру организации командировок можно описать и отдельной инструкцией.
— Политики—процедуры (содержат все, что указано в предыдущем пункте, плюс описание операционной составляющей бизнес-процесса: кто, что, кому приносит, в какие сроки и так далее). Этот вариант более громоздок и сложен в исполнении. Описать грамотно «операционку» — задача нетривиальная, надо никого не запутать, опустив важные детали (а важность некоторых деталей тревел-менеджер, привыкнув к ним, вполне может недооценить), но и не сотворить корпоративный аналог Большой Советской Энциклопедии, который мало кто, со всеми вытекающими, сможет одолеть. Опять же нормативная часть документа может меняться реже, чем операционные нюансы. Перезапускать весь регламент только из-за того, что, скажем, заявку на командировку решили оформлять как-то иначе — дело крайне неблагодарное.
— Политики — регламенты — справочники (ко всему уже перечисленному добавляется некий объем справочной налогово-бухгалтерской информации, всевозможные определения, разъяснения, общегосударственные нормативы и так далее). Это уже точно энциклопедия в чистом виде. Признаться, не вижу особого смысла перегружать этот документ данными, которые можно без труда разыскать на общедоступных ресурсах. Ну, или в крайнем случае выведать у бухгалтерии. Тревел-политика — это только ваши нормативы и принципы. Внутренние, а не внешние.
— И прочие типы, которые в том или ином виде представляют собой комбинации чего-либо из вышеперечисленного.
Что в них писать?
А что, собственно, в тревел-политике должно быть написано? Понятно, что многое зависит от размеров компании, ее структуры, благосостояния, сферы деятельности, корпоративной культуры и массы прочих факторов.
Но есть же универсальные принципы? По моему мнению, да, и они примерно таковы.
1. Раздел Основные положения
— Заявите, что именно определяет этот документ, с какой целью создан. Логичнее всего написать здесь, что определяет он сферы ответственности участников процесса и нормы компенсации командировочных расходов. Большинство политик определяет именно это. Если ваша определяет что-то еще, добавьте.
— На кого данная политика распространяет свое действие. Возможно, вы хотите, чтобы этот закон работал не для всех. Или у вас многонациональная корпорация, а политику вы пишете для одного из регионов. Или, напротив, для всей группы компаний, и это тоже надо обозначить.
— Термины и сокращения (могут быть отдельным разделом). Если в документе используются не всем понятные термины и аббревиатуры, желательно в самом начале их расшифровать. Хорошо бы опять же не делать из политики бухгалтерский справочник, а расшифровать сугубо свое, корпоративное.
— Распределение ответственности. Кто за что отвечает и что делает. Даже если политика не включает в себя подробное описание процедуры организации командировки, ответственных за определенные ее этапы надо обозначить.
2. Процедурная часть, организация командировки. Если вы таки решили ее включить именно сюда, хотя можно оформить в виде гибкой, корректируемой по мере необходимости инструкции. Со стрелками и картинками для абсолютного пользовательского комфорта.
Здесь приводится описание процесса — есть ли формализованная заявка, где ее найти, куда с ней идти и что происходит дальше, кто авторизует, бронирует, консультирует, каковы сроки подачи заявок, сдачи отчетов и прочие дедлайны и санкции. В общем, все шаги от создания заявки до сдачи отчета в бухгалтерию.
3. Политическая часть — условия и нормативы расходов.
Всевозможные «можно», «нельзя» и, «если можно, то в каких пределах». Тут встречается примерно такой набор пунктов:
— принципы выбора авиа тарифов и классов перелета;
— принципы выбора тарифов, «звездности» и класса проживания;
— принципы выбора тарифов и классов переезда по железной дороге;
— нормы суточных или компенсаций расходов на питание;
— нормы представительских расходов;
— принципы использования наземного транспорта (общественный, такси, аренда авто);
— принципы оформления виз, паспортов и приглашений;
— принципы страхования путешествующих;
— принципы компенсации расходов на мобильную связь и интернет;
— что компенсируется с ограничениями, и каковы эти ограничения;
— что не компенсируется ни при каких обстоятельствах;
— как компенсируются расходы на командировки, объединенные с поездками личного характера (очень востребованная тема, от нее лучше не увиливать, а встретить с открытым забралом).
4. Приложения — далее могут следовать всевозможные бланки заявок, отчетов, образцов служебных записок и прочая вспомогательная документация.
Что нежелательно делать частью тревел-политики?
Прежде всего, нежелательно включать сюда часто меняющиеся документы, всевозможные бланки и формы, особенно если утверждение апдейтов идет сложно и медленно.
Общедоступная справочная информация, на мой взгляд, — тоже балласт.
А еще многие политики изрядно перегружаются всевозможными идеологическими манифестами и «водянистыми» фразами, про которые кто-то когда-то решил, что им положено быть в такого рода документах. Примеры идеологических манифестов:
«Во время командировки сотрудники компании должны соблюдать этические нормы и традиции страны пребывания».
«Все командировки должны соответствовать целям и миссии компании».
И так далее. Комментарии, по-моему, излишни.
Примеры довольно традиционных, но без особого практического смысла фраз:
«Компания заинтересована в том, чтобы управлять командировочными расходами разумно и эффективно».
«От путешествующих сотрудников ожидаются разумные решения в плане выбора тарифов и маршрута».
Мне лично довольно трудно представить себе, что какая-либо корпорация нацелена в вопросе тревел-расходов на что-то иное и ждет от своих работников расточительных решений.
Когда не помешает так называемый «шорткат» (shortcut)?
Когда лаконичной политику сделать не получается. Максимально сжатая и емкая выборка самых востребованных правил и нормативов — хороший выход из ситуации, потому как в любой компании есть люди, ищущие в документе самую суть, а ее в зарослях манифестов и формальных заявлений бывает не так просто найти. Сделайте доступными обе версии, и пусть каждый выберет, что ему больше по душе: роман в пяти частях или краткий синопсис.
Это все?
Конечно, нюансов в процессе написания travel policy значительно больше. Тут и согласование локальных и глобальных политик в многонациональных корпорациях, и влияние на содержание регламента культурных и налоговых особенностей разных государств, и варианты оформления документа (указание версий, участников разработки, дат каждого свершившегося и запланированного пересмотра), и многое другое. Но основное, пожалуй, прозвучало.
И о профессиональной взаимопомощи.
Как-то попался мне на глаза весьма любопытный документ: список различий между менеджером и лидером. Пунктов в нем было немало, но мне более всего запомнился и понравился один: менеджер все делает правильно, лидер все делает правильным. Вспомните об этом, когда вас одолеет соблазн увлечься регламентным «плагиатом». Изучение и применение best practices — великолепная штука, но одинаковых компаний, как и людей, не бывает. Даже близнецы чем-то да отличаются. Усвоив основные принципы, нанижите на этот каркас что-то свое. Как знать, может, именно у вас этот документ получится в разы лучше, чем там, где вы собирались его позаимствовать. И вы сами будете всем примером. Да, вот еще одно различие вспомнилось: менеджер заимствует, лидер внедряет. Удачи в корпоративном законотворчестве!
Ирина Костюкова,
компании Kaspersky Lab
