В работе закупщика торг, безусловно, уместен. Переговоры, тендеры — тот же рынок. Продавец пытается не продешевить, покупатель — не переплатить. Перемещаясь от одного прилавка (читай: коммерческого предложения) к другому, покупатель ищет оптимальное для себя сочетание цены и качества. Возможно ли увидеть весь спектр предложений, никуда не перемещаясь? Да еще и заставить эти предложения соревноваться друг с другом. Еще как возможно. Если провести аукцион. На первый взгляд, идея аукциона не очень монтируется с закупкой: товар на аукционах продают, а не покупают. В реальности все относительно и зависит от угла зрения. При определенной доле фантазии деньги тоже могут стать товаром. Продаем деньги за ночи в отелях — разве эта мысль так уж абсурдна? Да, цену ночевки тоже можно пустить с молотка. Причем, не отходя от компьютера. Потому что аукцион, о котором я хочу рассказать — электронный. Вездесущий онлайн и тут оказался в тренде.
Конечно, одного только желания освоить новый опыт мало. Нужен доступ к так называемой площадке. Что это? Некий онлайн-портал, функционал которого позволяет за определенную абонентскую плату создавать и проводить на его базе различного рода аукционы. От закупки табуреток до сложносочиненных баталий на предоставление услуг добровольного медицинского страхования. Платить за его эксплуатацию ради проведения раз в год гостиничных торгов — не слишком рентабельно. Желательно, приобретая такой абонемент, найти ему применение и в других видах закупок. Кстати, при наличии желания и персонала соответствующей квалификации такую платформу компания может создать самостоятельно, если, опять же, инструмент достаточно высоко востребован.
Предположим, доступ к инструменту есть. Теперь остается выработать принципы его использования:
— участников должно набраться, как минимум, больше двух. Иначе это уже и не аукцион, а петушиные бои. При этом надо учитывать, что предварительный отбор может кого-то отсеять. Скажем, наметили вы пять объектов, а оказалось, что один закрывается на ремонт, второй не удовлетворяет каким-то вашим требованиям, а третий ни в чем таком участвовать не желает. Вообще-то, третье — крайне маловероятно, но все бывает;
— в аукционе имеет смысл участвовать отелям, очень близким друг к другу по уровню комфорта и расценок. Сводить на этом ринге бюджетные 2* и что-нибудь из разряда Resort & SPA не имеет никакого смысла — слишком разные весовые категории. Здорового торга не получится. Стало быть, таких «близнецов-братьев» на заданной территории надо набрать определенное количество. Это обычно не проблема для крупных столичных городов. А вот для более скромных населенных пунктов — задача нетривиальная и ставит под сомнение весь смысл такого мероприятия;
— чтобы вызвать у участников соревновательный дух, лот надо предлагать достойный. Едва ли кто-то будет сильно напрягаться за сотню-другую ночей. Цифра с тремя нулями мотивирует гораздо больше. Это вовсе не означает, что, если вы выставляете на торги тысячу ночей, то, победитель, как поется в известной песне, получит все. В вашем праве заявить, что победителей, то есть гостиниц, с которыми будет заключен по итогам аукциона корпоративный договор, будет несколько, скажем две или три. Да и неосмотрительно это — все яйца в одну корзину. Мало ли что. А вот кому в итоге достанется бОльшая часть пирога — зависит от них самих. То есть от того, как регулярно будет подтверждаться клиентский тариф, и других проявлений лояльности. И бой, как поется в другой известной песне, вновь продолжится. Только уже в самых что ни на есть реальных полевых условиях.
Словом, если все вышеупомянутое не проблема, перехожу к деталям. Как организовать сам аукцион? По правде говоря, это можно сделать множеством разных способов. Я предлагаю нижеследующее.
1. Перво-наперво окончательно определяемся с участниками.
Рассылаем предварительное уведомление-приглашение интересующим нас организациям.
Заявляем о себе коротким профайлом:
— ожидаемый объем ночей;
— ожидаемый уровень сервиса (можно в звездах, можно в терминах типа «бюджет», «бизнес», «лакшери» и так далее);
— средняя продолжительность поездок (т.е. сколько примерно ночей будет бронироваться каждым гостем);
— потенциальный объем длительных проживаний (т.н. extended stays);
— ожидаемые сервисы и условия сотрудничества.
2. Задаем свои вопросы:
— Каков номерной фонд? На какое количество номеров нужной нам категории мы можем рассчитывать? Если в одном отеле 50 стандартов, а в другом 350, второй явно перспективнее в плане подтверждения корпоративного тарифа.
— Когда отель построен (отремонтирован)? Если в номерах отклеиваются обои, а в душе кафель падает на голову, трудно будет убедить сотрудников останавливаться именно здесь.
— Что отель готов включить в корпоративный тариф? Завтрак? Что-то еще? Ничего, кроме ночевки? Каков, собственно, стартовый уровень тарифа? В процессе аукциона цена меняется, но отель так или иначе должен озвучить верхнюю планку до начала торгов.
— Каковы условия подтверждения тарифа (LRA, NLRA, allotment, black outs и прочие).
— На каких условиях предоставляется доступ в интернет?
— На каких условиях предоставляется ранний заезд/поздний выезд?
— Каковы условия апгрейда номера?
— Есть ли бизнес лаунж и каковы условия его использования?
— Есть в гостинице спортзал/бассейн, входит ли в стоимость проживания?
— Есть ли скидка на extended stay и каков ее размер? Ее, кстати, тоже можно сделать одной из позиций аукциона.
— Каковы условия бронирования/отмены бронирования/оплаты?
— Нюансы оказания визовой поддержки?
— Программы лояльности?
— Наличие собственной службы шатлов/трансферов, ее расценки?
— Готов ли отель предоставить ожидаемые клиентом сервисы и условия?
— и прочая важная для нас информация.
Получается некий симбиоз запроса на информацию и коммерческого предложения в одном флаконе. После получения подтверждений участия (или отказов от него) и ответов на поставленные вопросы поблагодарите гостиницы, не прошедшие первичный отбор (если таковые найдутся) и разошлите остальным более предметные окончательные приглашения с датой, временем и техническими деталями мероприятия.
Чрезвычайно важный момент!
Вполне возможно, для вас в конечном итоге будут важны не только прямые материальные критерии оценки результатов. То есть не только цены и скидки. А, например: расстояние от отеля до вашего офиса, год постройки, номерной фонд или отсутствие блэкаутов. Если это так, то при рассылке окончательных приглашений обязательно уведомите об этом участников, написав что-то в таком духе:
«Обращаем Ваше внимание на то, что низкая цена проживания не является единственным критерием оценки результатов аукциона и не гарантирует заключение договора с Вашей компанией. Победители будут выбраны по совокупности различных критериев — таких, как месторасположение гостиницы, уровень комфорта, перечень оказываемых услуг и прочее».
Это убережет от массы неприятных моментов.
3. Создаем в системе новый аукцион. Заводим позиции, по которым хотим устроить торги. Настраиваем технические параметры. Упомяну несколько основных:
— по каким именно позициям планируется торг. Возможно, вам важна только цена ночи. Обычно именно она интересует заказчика более всего, получая в оценочной матрице наибольшее количество баллов. Но, раз уж все это затеялось, стоит поторговаться и по ряду других показателей. Например: стоимость завтрака (если изначально не оговорено ее включение в тариф), стоимость интернет-доступа (если опять же не является бесплатным приложением к проживанию), размер доплаты за ранний въезд и поздний выезд, размер штрафа за незаезд при оказанной визовой поддержке, стоимость каких-либо дополнительных услуг и так далее;
— в каких единицах измерения будут идти торги: деньгах, процентах, штуках или каких-то еще. В сущности, в одном аукционе можно совместить разные единицы измерения: рубли для тарифов, проценты для доплат за поздний выезд, штуки для чего-нибудь еще;
— направление ставок. На повышение или на понижение идет ваш аукцион? Когда предметом торгов выступают расценки, это понижение. Если, скажем, размер скидки, то торгуемся на повышение. Следует уделить особое внимание настройке аукциона, включающего позиции с разным направлением торгов. Сведение в один аукцион и тарифов, и скидок зависит от технических возможностей площадки;
— дата и время начала и окончания, количество и условия продлений. У аукциона, как у футбольного матча, есть основное и добавленное время. Основное — это время, в течение которого он активен независимо от того, активны ли его участники. Потом начинаются продления. Скажем, если до окончания основного времени кто-то сделал новое предложение, аукцион продлевается на определенный период. Какое количество и продолжительность таких продлений выбрать — дело хозяйское. Можно все провернуть за пару часов, а можно растянуть на несколько суток. Оба варианты, конечно, утрированные, двух часов маловато, а суток много и одних. Но, с одной стороны надо дать конкурсантам время подумать и обсудить с коллегами варианты маневра, если ситуация развивается для них неожиданно. С другой стороны, надо бы вписаться в пределы рабочего дня — позднее, если только на кону не десять тысяч ночевок, едва ли кто-то будет делать ставки. Кстати, можно создать опцию тестового аукциона, который сработает за несколько дней до «боевого» и даст участникам возможность потренироваться.
4. Вносим в систему информацию об участниках. Как только в нее попадают их имена и электронные адреса, она сама рассылает стандартные автоматические сообщения-приглашения, содержащие ссылку для завершения регистрации.
5. В назначенный день и час участники входят в систему и начинают борьбу. А мы сидим перед экраном и наблюдаем, как меняются цифры. Занятие, надо сказать, довольно увлекательное.
6. По окончании аукциона система рассылает отчеты. Каждый участник получает отчет о всех своих предложениях, месте по каждой из позиций и общем месте по сумме всех показателей. Организатор получает то же самое, но обо всех сразу. Еще раз повторюсь. Если в ваши намерения не входит отбор победителей по прямому математическому расчету, который выдаст на выходе аукцион, оговорите это заранее. Опять же если это так, то дальше пригодится привычная закупщикам оценочная матрица. Потому что, к примеру, наличие/отсутствие LRA и количество блэк аутов через аукцион пропустить проблематично, а через оценочную матрицу очень даже просто.
Ну и наконец, благодарим проигравших и подписываем контракты с выигравшими. Как говорится, стали они жить-поживать... Правда, это только в сказках с этого момента вроде и рассказывать нечего. В жизни с него все только и начинается. Будет еще много разного. Но это уже совсем другая история.
