В следующем цикле экспертных статей я расскажу об управлении расходами в сфере корпоративного тревела и предложу несколько практических решений по внедрению соответствующих программ и технологий.
Управление расходами подразумевает системы и процессы, используемые для того, чтобы рассчитывать, оплачивать и проводить аудит расходов, которые несет компания за своих сотрудников. В число эти расходов входят траты на деловые поездки. В понятие управления расходами включаются политики и процедуры, регулирующие данные вопросы, а также технологии и сервисы, используемые для обработки и анализа связанной с этими расходами информации. Я не буду останавливаться на вопросах политики, поскольку мы уже «проходили» их ранее, а сконцентрируюсь на технологических решениях и сервисах, предлагаемых рынком.
Для управления расходами в корпоративном тревеле используется программное обеспечение для подготовки отчетов о расходах, авторизации, аудита и перерасчета. Его разработчики поставляют не только программный продукт, но и предоставляют услуги по внедрению и технической поддержке, иначе говоря — Software as a Service (SaaS). Провайдеры SaaS могут также предоставить веб-приложения, предназначенные для удаленного управления расходами через аутсорс.
Автоматизация управления расходами имеет два одинаково важных аспекта — процесс, которого должен придерживаться путешественник (сбор чеков на все расходы в поездке), и работа финансового отдела или бухгалтерии по составлению отчета о расходах для их проводки через бюджет организации.
Как правило, процесс, организованный в ручном режиме, подразумевает, что сотрудник вносит данные о расходах в таблицу, которую затем направляет менеджеру или другому контролирующему органу на утверждение. После одобрения заявки на возмещение расходов, она отправляется в финансовый отдел для процессинга. Сотрудники отдела вручную заносят данные о расходах в бухгалтерскую систему организации. В случае с использованием SaaS, все эти процессы во многом автоматизированы: подача и одобрение заявок осуществляются в электронном виде.
Автоматизация управления расходами позволяет существенно уменьшить транзакционные издержки, причем, согласно специально проведенному исследованию, уровень расходов уменьшается пропорционально увеличению этой автоматизации.
Можно выделить три фактора, которые подталкивают организации к осуществлению контроля расходов в автоматическом режиме:
• Сompliance: при ручном режиме управления несоблюдение сотрудниками тревел-политики более вероятно, что, в свою очередь, повышает риски, связанные с тревелом.
• Уменьшение издержек: автоматизация позволяет снизить нагрузку на отделы, занимающиеся процессингом расходов.
• Увеличение продуктивности: в условиях автоматического управления расходами легче обеспечить наибольшую эффективность сотрудников.
Крупным корпорациям легче выбрать подходящий инструмент для управления расходами, чем малым предприятиям. На этот случай в индустрии достаточно компетентных консультантов, чьи рекомендации зачастую основываются на следующих критериях:
• Прямая интеграция с бухгалтерской системой: загружаются ли данные о расходах автоматически без необходимости вручную вводить их в систему?
• Простота использования для сотрудников: подойдет ли программное обеспечение работникам компании? Имеется ли мобильное предложение? Отвечает ли техническое решение потребностям сотрудников и позволяет ли оно сократить время и другие ресурсы, затрачиваемые на оформление командировок (к таким системам можно отнести, например, устройства для оцифровки печатного или рукописного ввода).
• Compliance и адаптация: помогает ли внедрение программного решения обеспечению соблюдения тревел-политики? Можно ли регулировать процессы авторизации в зависимости от проекта, отдела или уровня расходов?
• Предотвращение мошенничества: способна ли программа выявлять примеры мошенничества, например двойную идентификацию?
В следующей колонке я познакомлю вас с некоторыми провайдерами таких технологий, в частности, с Corporate Card Systems.
Винфрид Баркцайтис,
владелец Barczaitis GbR Business Support,
директор по развитию Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ)
