Как и у многих компаний, рассматривающих деловые поездки в качестве эффективного инструмента увеличения продаж, у нас был ряд проблем, связанных с планированием, реализацией и отчетностью.
В моей команде сотрудников, еженедельно выезжающих в командировки, — 50 %. Помимо заранее спланированных деловых поездок, когда бронирование билетов и отелей происходит за месяц-два, есть срочные поездки. Так вот раньше на поиск подходящей гостиницы в пункте назначения, авиа- или железнодорожных билетов коллеги были вынуждены тратить не менее 30 % своего рабочего времени. Регистрировались в сторонних системах, где-то были сложности с выгрузкой подтверждения... Для запроса и оформления командировок сотрудникам нужно было заполнять специальные формы-запросы, которые после многоступенчатого согласования в несколько дней позволяли приступать к непосредственному бронированию путешествия.
Более того, из-за большого количества переписок в электронной почте часть запросов просто-напросто терялась, приходилось пересылать все заново и ждать подтверждения. Как и в большинстве других компаний, каждому сотруднику рекомендовалось использовать личную/корпоративную кредитную карту для оплаты билетов и отелей, что приводило к формированию большой задолженности и ожиданию возврата затраченных средств по авансовому отчету.
Мне и самой такой подход доставлял большое неудобство. Дополнительной сложностью была необходимость сбора отчетных документов из отеля и по билетам. В командировке хочется фокусироваться на бизнес-задачах, вместо этого приходилось думать о том, как не забыть собрать закрывающие документы.
По внутренней политике отчет о поездке важно предоставить в течение трех рабочих дней. Помню, из-за ряда командировок в разные города я отсутствовала в офисе несколько недель, то есть возможности предоставить документы не было. Приходилось выкручиваться, сканировать-фотографировать документы и отправлять сканы по электронной почте.
Сотрудник бухгалтерии, ответственный за оформление авансовых отчетов, был просто завален бумагами — ему постоянно приносили новые, по каким-то поездкам что-то не хватало. Чтобы все успеть, он задерживался на работе почти каждый день.
В какой-то момент нам хотелось просто взять и ограничить количество командировок, настолько оформление и отчеты утомили всех. Но без бизнес-поездок наша работа не может быть эффективной.
Когда нам предложили попробовать онлайн-платформу для организации командировок и сообщили, что больше не нужно использовать кредитные карты, а все отчетные документы будут приходить на оплату в бухгалтерию без нашего участия, это показалось фантастикой. После внутреннего обсуждения мы приняли решение поскорее внедрить у себя такую систему и начать ее тестирование.
Конечно, у меня были опасения. Ведь при внедрении новых инструментов сотрудники всегда выказывают недоверие, стараются действовать по старинке, тянут с использованием чего-то нового. Тогда партнер предложил нам трехступенчатый проект: бриф и разработку системы под наш запрос, обучение сотрудников, пилотный запуск. Это показалось простым решением, и мы приступили к работе.
С тех пор прошло три месяца. Пользу от внедрения сложно переоценить. Коллеги с легкостью бронируют билеты и отели в любой город. Оформление самой командировки и суточных — также в системе. Указав все необходимое, сотрудник нажимает на кнопку «отправить», и его запрос приходит ко мне на почту для подтверждения. В конце месяца все документы по поездкам поступают в бухгалтерию для оплаты счета. Все быстро и просто!
Сейчас, имея больше свободного времени на стратегические задачи, я могу лишь сказать: «А что, так можно было?»
Мария Смирнова,
директор по маркетингу WSAudiology в России
