С перерывом в два года BBT Awards возвращается — это замечательная новость! Большое спасибо организаторам за это событие. Все участники рынка делового туризма сейчас как никогда нуждаются в мотивации. Уверена, участие в премии станет для представителей отрасли глотком свежего воздуха. И то, что в этом году не будет победителей, — очень верное решение! А отметить тех, кому удалось пережить пандемию с наименьшими потерями, значит, оказать им значительную моральную поддержку и вдохновить на будущие свершения.
На мой взгляд, награды BBT Awards достойны те, кто в эти непростые для нашей отрасли дни не только остался, но и сохранил свои позиции на рынке: сплотился, принял верные управленческие решения, сохранил команду и продолжил развиваться в своем направлении, решать нестандартные запросы своих клиентов, автоматизировал процессы.
Так, в начале прошлого года «ЛокоТех» поставила перед поставщиком довольно важную и сложную задачу, учитывая структуру группы копаний, — автоматизировать бюджетный контроль командировочных расходов по подразделениям. Благодаря оперативной доработке на стороне ИТ-системы подрядчика, мы получили возможность автоматического контроля бюджетных средств в режиме онлайн. Сейчас у нас есть возможность установить предельный годовой бюджет, сформировать лимиты по месяцам в разрезе подразделений компании. При превышении месячного лимита онлайн-система автоматически блокирует оформление заявок на командирование в подразделении. Это очень удобно в рамках разветвленной филиальной сети группы (3 юридических лица и около 120 подразделений).
Реализация такой функции помогла более детально анализировать расходы подразделений и их актуализировать, вовремя проводить корректировки бюджета командировочных расходов, а для поставщика — минимизировать наличие дебиторской задолженности. Единый администратор в управляющей компании позволяет избежать искажений в цифрах и исключает нарушения бюджетного процесса со стороны других подразделений.
Сейчас мы активно работаем и над другими проектами по автоматизации:
1. Формирование актов сверок и протоколов разногласий по централизованным договорам по единому образцу, с удобной детализацией расходов. Это важно, поскольку функция по обработке первичной документации и ежеквартальной и годовой сверке находится в ведении сотрудников по управлению персоналом. Учитывая весь объем услуг, это довольно большой объем работы, поэтому так важно упростить эту задачу для наших коллег.
2. Регулярная актуализация данных в профайлах наших сотрудников. В компании около 30 тысяч командируемых, и, естественно, проверять каждый профайл вручную невозможно. Процесс автоматизации этой функции значительно упростит работу всех задействованных в оформлении командировок сотрудников и исключит наличие в системе устаревших данных. Нашему поставщику говорим за это отдельное спасибо!
Пожалуй, единственным негативным фактором, с которым мы столкнулись в конце прошлого и в начале этого года — это согласование корпоративных цен в отелях. Ссылаясь на убытки, которые гостиничный бизнес понес в период пандемии, отельеры значительно подняли цены за размещение. Мера в существующих реалиях понятная, однако в таком случае не должно хромать качество.
Хочется верить, что этот год принесет нам больше приятных событий. BBT Awards — точно одно из них! Убеждена, что награду получат самые достойные.
Лидия Бганцова,
руководитель направления отдела организации командировок
в компании «ЛокоТех»
