В «МегаФоне» я работаю более пяти лет, и основное направление моей деятельности связано с деловыми поездками сотрудников: от согласования обычной командировки до внедрения системы онлайн-бронирования бизнес-тревел-услуг.
Со временем меняются не только технологии, меняется и коммуникация — то, без чего ни один, даже идеально выстроенный бизнес-процесс, работать не будет. В «МегаФоне» мы стремимся к легкости и доступности информации даже по такому обстоятельному процессу, как оформление командировки. Одним из первых шагов к такому «общению в ритме жизни» в противовес скучным официальным инструкциям стало создание тревел-блога. В нем я помогаю коллегам организовать командировку так, чтобы она не превратилась в серьезное испытание — чтобы процесс приносил только удовольствие и улыбку на лице. Простым и понятным языком я рассказываю обо всем: где находится пресловутая тревел-политика, что такое онлайн-система бронирования тревел-услуг или куда обратиться за помощью, чтобы заветный билетик был оформлен быстро и без лишней головной боли.
Однако онлайн-викторина по тревел-политике, которую я провела в моем блоге, показала нерадостную картину: по ряду вопросов доля неправильных ответов превысила 30 %. Причем в категорию «сложной» попала даже информация о размере суточных, лимитах на проживание, правилах заблаговременного бронирования авиабилетов и использования такси.
Такие результаты заставили задуматься о более серьезном подходе к подаче информации о существующих в компании процессах организации командировок.
Некоторое время назад в нашей компании появился свой уникальный формат внутренних мероприятий для сотрудников под названием #ВстречаСоСмыслом. На такие абсолютно неформальные встречи к нам в гости уже не первый год приходят известные медийные люди или просто эксперты в определенной области знаний, чтобы в ходе живого общения поделиться вдохновляющими историями из жизни и нескучно рассказать о своей сфере. Одну из таких встреч мы решили посвятить бизнес-путешествиям и частным поездкам. Тем более, что наши сотрудники и сами уже неоднократно проявляли интерес к этой теме.
На этой встрече мы постарались убить двух зайцев: рассказать о возможностях бизнес-тревел в «МегаФоне» и о том, как можно использовать существующие опции в частных поездках. Помогали мне в этом наши партнеры — компания «Аэроклуб» и международная сеть отелей Accor; а также мой коллега, который дал свои советы о частных поездках — как путешествовать экономично, но с комфортом.
Совместно с генеральным директором «Аэроклуба» Юлией Липатовой с помощью интерактивной онлайн-игры аудитория выявила несколько важных условий, без которых не обойдется ни одна удачная поездка — будь то командировка или личный отдых. Это скорость и простота бронирования, оптимальная цена, наличие полезных рекомендаций, безопасность, информационное сопровождение путешественника, яркие эмоции и персонализированные сервисы.
На каждом из этих условий мы остановились более подробно и показали, какие преимущества доступны сотрудникам:
1. За скорость и простоту бронирования в большинстве филиалов «МегаФона» уже несколько лет отвечает онлайн-система, при этом в ней бронируется 94 % услуг — по показателю adoption rate мы занимаем лидирующие позиции на российском рынке делового туризма, и это действительно очень хорошо, ведь скорость оформления услуги может достигать менее одной минуты;
2. Оптимальная стоимость авиаперелетов. На встрече мы показали два основных фактора, за счет которых сотрудники могут получить более выгодный тариф. Первый — своевременное бронирование авиабилетов, которое стало еще проще благодаря специальной настройке в онлайн-системе, работающей на основе аналитики больших данных и позволяющей сравнивать стоимость перелета в зависимости от глубины бронирования. Сервис, незаменимый в условиях динамического ценообразования. Второй — прямые договоры с авиаперевозчиками. Несмотря на изменение условий корпоративного соглашения с одним из наших ключевых партнеров в этом году, скидки по корпоративным договорам все равно остаются важной составляющей экономии на билетах. Прямо на мероприятии мы в режиме реального времени вошли в корпоративный OBT и, случайным образом выбрав рейсы наших ключевых перевозчиков, сравнили корпоративные и общедоступные тарифы. Экономия на одном билете составляла от 9 % до 16,5 %. Отдельно поговорили о лоукостерах. Сравнив тарифы «Аэрофлота» и «Победы» на рейсы из Москвы в Санкт-Петербург, Сочи и Екатеринбург, сотрудники увидели, что разница в цене может достигать 53 %. А при сравнении европейских перевозчиков (например, British Airways и EasyJet) выгода от использования рейса лоукостера и вовсе составляет 73 %. Однако при хорошей экономии на лоукостерах не стоит забывать об особенностях путешествий с такими авиакомпаниями: не всегда удобные аэропорты вылета/прилета, отсутствие питания, оплата регистрации на рейс и дополнительных услуг;
3. Отдельная тема для обсуждений — это проживание: стоимость, соотношение качества сервиса. В «МегаФоне» уже четвертый год существует отельная корпоративная программа (не менее 125 гостиниц в России и за рубежом), которая позволяет забронировать номера со скидкой до 30 % от открытой цены. Дополнительный бонус — корпоративные тарифы действуют не только в рамках командировок, но и на частные поездки сотрудников. Конечно, от аудитории поступали «любимые» вопросы из категории «почему в интернете дешевле?». Мы не стали отговаривать коллег от пользования агрегаторами, так как это хорошие сервисы для частных путешествий, но при этом акцентировали внимание на особенностях бронирований через такие веб-порталы: услуги, включенные в тариф, питание, условия отмены, налоги, финальная цена и одни из самых главных пунктов — безопасность и уровень ответственности, так как данные компании, как правило, являются только посредниками между клиентом и конечным поставщиком;
4. Полезные рекомендации. Уже более года действует наш внутренний корпоративный рейтинг отелей: отправляясь в командировку, работник может выбрать вариант проживания, основываясь на опыте своих коллег. Также любой командирующийся сотрудник может оставить свой отзыв по возращении благодаря автоматическому опросу. Отзывы могут быть полезными в рамках оценки оказываемого сервиса со стороны агентства, ценообразования на услуги, работы нашего отдела;
5. Безопасность и информационное сопровождение. Любая командировка так или иначе связана с потенциальным риском, который может стать угрозой здоровью и жизни делового путешественника. Мы стараемся пользоваться только проверенными надежными поставщиками, но от форс-мажоров никто не защищен. На встрече сотрудники узнали, как с помощью специальных сайтов (например, JACDEC) проверить, какое место занимает авиакомпания в мировом рейтинге безопасности; или как с помощью специального приложения от нашего агентства мы получаем уведомления о происшествиях в разных уголках мира, а также информацию о командировках сотрудников в локации с повышенным уровнем опасности;
6. Информационное сопровождение также важно в деловых поездках. Поэтому на встрече мы еще раз напомнили, что для командировок можно использовать мобильное приложение для оформления тревел-услуг, которое, по многим отзывам, стало более удобным в сравнении с веб-версией онлайн-системы. Приложение поможет не только при заказе билета или гостиницы, оно напомнит о регистрации на рейс, изменениях, позволит быстро связаться с агентом, проинформирует о чрезвычайных ситуациях, загрузит даже в режиме офлайн документы по командировке и ключевые маршруты на карте. Хочу отметить, что после повторной встречи количество пользователей приложения увеличилось с девятисот до полутора тысяч!
7. Персонализация. Этот вопрос больше касается будущего, но уже сейчас нам есть о чем поразмышлять. Мы знаем, что современные путешественники хотят получать в поездке уникальный опыт, основанный на своих привычках и предпочтениях, — не важно, отправляются ли они в командировку или на отдых с семьей и друзьями. Да, в деловой поездке мы никогда не уйдем от ряда ограничений, связанных с финансовыми условиями компании, но и здесь выбор услуг становится все более индивидуальным на фоне развития технологий. Уверена, что пройдет еще немного времени и благодаря искусственному интеллекту и работе с большими данными станет реальностью автоматический подбор тревел-слуг по принципу «мне как всегда» — например, рейса, которым сотрудник предпочел бы отправиться в путешествие, или таких микросервисов от поставщиков, как выбор «правильного» места и питания на борту или наличие безперьевой подушки в отеле, если у гостя аллергия;
8. Яркие эмоции и bleisure. Именно в этой точке, пожалуй, наиболее ярко пересекаются деловые и личные путешествия сегодня. Тренд bleisure для многих новый и непонятный — по-простому, это совмещение командировки с личным отдыхом. «МегаФон» уже сделал один из шагов к поддержке тренда и допускает покупку билетов в даты, отличные от дат командировки, при соблюдении определенных пунктов тревел-политики. Мы также предлагаем нашим сотрудникам пользоваться специальными условиями и предложениями от наших партнеров на приобретение тревел-услуг для частных путешествий. Кроме того, уже в этом году мы ждем от своего поставщика, компании «Аэроклуб», новый сервис, интегрированный прямо в мобильное приложение, благодаря которому наши путешественники будут получать полезные персональные рекомендации по проведению досуга в незнакомом городе: в каком ресторане лучше пообедать, по каким улочкам погулять, сходить ли в театр или музей. Уверена, что этот сервис будет востребован у наших коллег.
Наша #ВстречаСоСмыслом получилась классным миксом из совместного обсуждения трендов, веселых викторин, шуточных опросов, дискуссий, подарков. Во время мероприятия общее количество слушателей составило не менее четырехсот человек, и это значимая цифра для нас. Пока мы не проводили повторный опрос, чтобы сравнить результаты до и после, но уже сейчас я уверена, этот опыт был интересен и полезен всем участникам. Как минимум, я вынесла из него четкое понимание того, как интересно можно говорить на любую тему, как вдохновляющим контентом можно добиться максимального вовлечения коллег, как именно такие встречи помогают сломать стереотип о том, что командировка — это сложно и скучно. Ведь, если разобраться, единственная вещь, на которую мы никогда не сможем повлиять, отправляясь в деловую поездку, — это выбор направления. В остальном же границы между отдыхом и командировкой будут все больше стираться, а количество общих точек — расти. А мы будем снова и снова отправляться в свое новое «путешествие в ритме жизни», чтобы вдохновляться и открывать мир. Здорово, что у меня есть возможность принимать в этом участие!
Юлия Жогло,
менеджер по корпоративным поездкам
и бизнес-мероприятиям компании «МегаФон»
