Зачем нужны тревел-отчеты, и как превратить этот документ в инструмент эффективного финансового управления

«Кто владеет информацией, тот владеет миром»... Старина Ротшильд, как всегда, оказался прав. Информацией нужно именно владеть, а не позволять ей обрушиваться лавиной «полезного массива». Особенно, если эта информация предназначена для решения важнейших финансовых задач.

Сегодня каждая компания требует от своего тревел-агентства обязательную услугу: разносторонние отчеты о деловых поездках. И ТМС добросовестно, но все по-разному понимая задачу, выполняют требования клиента: предоставляют десятки, а то и сотни разнообразных отчетов...

И вот тут у некоторых компаний-заказчиков встает вопрос: а что дальше? Зачем вообще нужны отчеты, кроме «накопления полезной информации»? Как заставить их работать, если это вообще возможно?

Разработав и адаптировав более сотни видов тревел-отчетов, опытное бизнес-тревел агентство точно знает, как превратить отчеты из залежей «полезной информации» в финансовые инструменты, помогающие эффективно а) проводить корпоративную тревел-политику и б) управлять тревел-бюджетом.

Travel is money...

Во многих компаниях тревел-бюджет является второй по величине расходной статьей, в крупных компаниях речь идет о миллионах долларов! Чтобы управлять бюджетом, необходимо его жестко контролировать и тщательно планировать. А это уже термины из области финансов и управления.

Во многих компаниях руководство придерживается единого мнения относительно затрат на деловые поездки: тревел — это управление крупнейшим бюджетом. И как только компании начинают смотреть на тревел глазами финансистов и контролеров бюджета, они тут же начинают понимать всю необходимость и важность многоуровневых и дифференцированных финансовых отчетов — не бухгалтерских, а именно финансовых, аналитических, управленческих.

Поэтому сегодня ТМС, в ее лучшем профессиональном понимании, — это не бизнес по бронированию авиабилетов и гостиниц, а бизнес по управлению тревел-бюджетами. И важнейшая часть работы ТМС — сбор, обработка, аналитика и предоставление данных в виде отчетности.

На каждый бизнес-запрос — наш финансовый отчет

Кому на самом деле могут быть полезны отчеты и для чего?

Аудиторией, заинтересованной в тревел-отчетах, являются все сотрудники компании, так или иначе связанные с деловыми поездками: финансисты, служба закупок, административный блок, HR-служба. И все они ждут разной информации.

Мы определили несколько целевых аудиторий, заинтересованных в тех или иных видах отчетов:

Основные игроки — Head of Travel и тревел-менеджеры, являющиеся прямыми адресатами львиной доли всех видов отчетов по разным направлениям:

1. Отчетов для создания и обновления тревел-политики.

2. Отчетов по соблюдению тревел-политики.

3. Отчетов по качественной оценке работы поставщиков.

На основании анализа отчетных данных руководитель тревел-департамента принимает важнейшие решения: с какими поставщиками необходимо заключить или прекратить контракты, насколько поставщики эффективны, насколько компании выгодно сотрудничество с выбранными поставщиками...

Следующий важный блок отчетов предназначен отделу закупок и финансовому отделу, в том числе CFO. Кроме разнообразных статистических отчетов и сравнительных отчетов за разные периоды (например, «Изменение средней стоимости билета»), существуют отчеты, на основании которых специалисты делают выводы об упущенной выгоде, о возможной экономии тревел-бюджетов.

Также руководству компаний, имеющих разветвленную сеть региональных филиалов, очень важна возможность контролировать, анализировать и управлять бюджетами региональных офисов. Для этого существуют специальные отчеты, которые консолидируют информацию по всем филиалам, но при этом четко разбивают траты по каждому офису в отдельности.

Не менее важным является и блок отчетов по безопасности, ведь сегодня компании несут страховую и финансовую ответственность за своих сотрудников. Для этой аудитории — HR-службы и Службы безопасности, существует набор так называемых Risk Management отчетов. Это и pre-trip отчеты, автоматически предупреждающие службу безопасности, что сотрудник собирается в страну, не рекомендованную компанией для посещения. Это и отчеты, позволяющие в режиме реального времени получать информацию о месте нахождения командировочного сотрудника на случай непредвиденных ситуаций.

Наконец, среди заинтересованных в отчетах лиц выделяют самого сотрудника, который ездит по делам компании. После каждой поездки он обязан отчитаться перед бухгалтерией. И личный онлайн-кабинет с индивидуальными отчетами — лучший документальный помощник. Особенно, если командировки занимают значительную часть рабочего времени.

Отчеты разные нужны, отчеты разные важны

Если компания намерена проанализировать свои тревел-расходы относительно рынка, для этого существует ряд так называемых Benchmark-отчетов. Чаще всего они актуальны для финансистов и тревел-менеджеров.

Благодаря Benchmark-отчетам компания может соотнести свою тревел-политику с другими компаниями, равными ей по тревел-бюджету, или в целом по рынку, чтобы отследить тенденции. Можно также сравнить среднюю стоимость своего билета по какому-либо направлению со среднерыночной стоимостью и, в дальнейшем, например, скорректировать выбор поставщиков.

Эта информация может стать актуальной и для HR-менеджера с точки зрения формирования социальных пакетов в зависимости от грейда сотрудника. Ведь ключевые кадры, которые существуют в любой компании, очень чувствительны к любым аспектам компенсации, а тревел-политика является, безусловно, одной из важнейших ее составляющих.

Все отчеты хороши, но выбирать надо профессиональные

Может ли компания самостоятельно разобраться, какие отчеты ей необходимы? Или здесь не обойтись без помощи TMC?

Компания, где тревел-департамент существует как полноценная структура, которая участвует в выборе партнера по тревелу, в первую очередь, ТМС, изучает и оценивает возможности по предоставлению управленческих отчетов наравне с операционными возможностями подрядчика.

Как узнать, насколько эти отчеты профессиональны, эффективны и полезны — предмет особого разговора.