Пожалуй, пора поговорить о том, с чем рискуют столкнуться представители тревел-индустрии в новом 2014 году. На мой взгляд, это может быть проблема дальнейшей оптимизации затрат.
Поскольку объем расходов на бизнес-тревел для многих компаний занимают чуть ли не второе или третье место, есть смыл более пристально взглянуть на возможности их сокращения путем «разумных» закупок. Этой важной теме я решил посвятить целую серию материалов, которую открываю статьей об оптимизации затрат на авиаперевозки.
Итак, весь процесс можно разделить на три этапа:
1. Сбор информации и подготовка к переговорам с поставщиком;
2. Сами переговоры;
3. Применение результатов на практике.
Сбор информации и подготовка к переговорам
Закупки авиатранспортных услуг я бы назвал «игрой объемов». То есть, чем больше закупок вы делаете у одной авиакомпании, тем лучшую цену она вам предлагает. Другими словами, любой перевозчик желает видеть ваших сотрудников в качестве пассажиров на бортах своих рейсов как можно чаще. Кроме того, авиакомпания заинтересована в том, чтобы они летали бизнес-классом.
Готовясь к прямым переговорам с отдельными поставщиками, вам следует знать, как много ваша организация тратит на авиаперелеты сотрудников:
• Каковы общие расходы компании в этом случае за последний год (например, 2012 или 2013)?
• Каковы затраты по конкретному направлению, то есть, сколько денег было потрачено в 2012 или 2013 году, например, на маршруте Москва-Лондон-Москва. Здесь нужно учесть правило 80/20. Если вы знаете, что на конкретном направлении показатель составляет до 80% от общего расхода на авиаперевозки, этого достаточно.
• Как это же правило 80/20 выглядит в случае с авиакомпаниями? Например, сколько было потрачено в общей сложности на перелеты с «Аэрофлотом» в сравнении с «Трансаэро», S7, Lufthansa, British Airways и т.д.?
• Каково это же соотношение с учетом и авиакомпании, и направления? Например, как много вы потратили на маршруте Москва-Лондон-Москва, летая с British Airways в сравнении с «Аэрофлотом» и «Трансаэро»?
• Как будет выглядеть картина с учетом сравнительного анализа еще и по классу путешествия? Вам следует узнать, сколько компания тратит на перелеты сотрудников в Лондон с «Аэрофлотом» в бизнес-классе по сравнению с экономклассом и с учетом объемов и количества перелетов.
Если вы объедините все эти сведения в таблице Excel, то получите хороший инструмент, позволяющий оценить варианты.
Следующим шагом будет поиск данных для заполнения всех ячеек сводной таблицы. Обычно — особенно в России — лучшим источником таких данных служит ваша TMC, поскольку департамент по финансам вряд ли располагает подобной информацией в деталях и ресурсами, используемыми в других странах: корпоративными кредитными картами или поддержкой компаний по управлению big data (Concur, Meridian, Cornerstone).
И позволю себе сделать одно важное замечание. Если в течение этого подготовительного этапа вы знаете или поймете, что не все перелеты бронируются через одну TMC, будет весьма сложно собрать необходимые данные. А переговоры с авиакомпаниями и вовсе могут стать бессмысленными, так как у вас не будет полного представления о том, что вы хотите донести до них.
Зная, как совершались поездки в прошлом, следует взглянуть в будущее, поскольку вы заинтересованы в успешных переговорах по организации перелетов именно в будущем:
• Ожидаются ли изменения в бизнесе вашей компании, будет ли общий рост или снижение в 2014 году?
• Стоит ли ожидать увеличение числа командированных сотрудников?
• Есть ли у компании планы по развитию новых пунктов назначения\направлений? Это особенно важно, если ваша организация планирует инвестировать в новые сферы бизнеса или проекты в других странах.
Вы должны быть хорошо проинформированы о возможных изменениях в вашей компании, особенно если они могут оказать влияние на объем ее командировочных расходов.
Теперь вам необходимо выяснить, какие авиакомпании обслуживают каждое из ваших самых важных направлений (помните правило 80/20), которыми, возможно, не летали ваши сотрудники в прошлом. Это могут быть перевозчики, которые не так хорошо известны или же ввели новую услугу.
К примеру, по маршруту Москва — Лондон — Москва рейсы совершает лоукостер EasyJet. Отсюда возникает важный вопрос: будут ли ваши путешественники летать с EasyJet? Ответить на вопрос необходимо, поскольку у вас могут быть потрясающие показатели с некоторыми конкретными перевозчиками, но если никто не будет ими летать, то это будет означать, что вы выбрали неверное направление.
Итак, у вас должны появиться электронные таблицы Excel, которые позволяют понять следующее:
• Как часто сотрудники вашей компании совершали перелеты в прошлом году?
— В общей сложности;
— По классу обслуживания;
— По направлению;
• Ожидается ли увеличение или уменьшение показателя в 2014 году?
• Исходя из этих предположений, как много потратила ваша компания на перелеты в прошлом и каковы перспективы в 2014 году?
• Что даст переход от авиакомпании X к авиакомпании Y (технический термин «сдвиг доли рынка»), включая те, которые, возможно, не использовались в прошлом.
К слову, этот потенциальный сдвиг — самое важное «оружие» в самом начале ваших переговоров с авиакомпаниями.
Тщательная подготовка потребует от вас усилий, но это того стоит, ведь она облегчит вашу работу в будущем.
Итак, теперь вы готовы к тому, чтобы начать переговоры с авиакомпаниями, о чем более подробно я расскажу уже в следующей статье.
Винфрид Барксайтис,