Тщательно подготовившись и успешно проведя тендер, вы договорились с авиаперевозчиком о выгодных условиях сотрудничества. Теперь нужно закрепить эти условия в контракте.
Итак, тщательно подготовившись и успешно проведя тендер, вы договорились с авиаперевозчиком, обеспечивающим 80% перелетов ваших сотрудников, о выгодных условиях сотрудничества. Мои поздравления.
Теперь нужно закрепить эти условия в контракте.
Как правило, у авиакомпаний имеется шаблон такого соглашения, и им имеет смысл воспользоваться — как-никак, они заключают подобные договоры постоянно и имеют достаточно опыта.
Политика вашей компании может запрещать использовать договоры, составленные контрагентами. В этом случае вам придется подготовить подходящее соглашение самостоятельно, если, конечно, под рукой нет подходящего шаблона. Если же вам повезло быть членом Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ), то к вашим услугам обширная библиотека, в которой вы сможете найти образцы договоров, в том числе с авиаперевозчиками.
Дальнейшая задача вроде бы очевидна — прописать на бумаге то, о чем удалось договориться с партнерами. Но надо иметь в виду, что авиакомпания — особенно в случае использования подготовленного ею типового договора — будет стараться максимально «перетянуть одеяло» на себя. Некоторые перевозчики попытаются закрепить в договоре гарантированный объем закупок, при несоблюдении которого последуют финансовые взыскания, в особенности, если вы договариваетесь об авансовых скидках. Старайтесь не соглашаться на это условие. И, напротив, настаивайте на праве пересмотра условий в случае увеличения объемов закупок в будущем.
Некоторые авиакомпании требуют предоставлять им доступ к информации обо всех ваших закупках — чтобы видеть, как распределяются ваши траты по всем перевозчикам, с которыми вы сотрудничаете. Особенно часто это встречается в США, где даже есть компания, специализирующаяся на сборе такой информации — Prizm Group. Не соглашайтесь на это.
Если вы работаете с филиалом или имплант-офисом TMC, и у этого офиса отдельная лицензия IATA, то авиакомпании могут получить доступ к информации о ваших закупках. Постарайтесь скрыть эти данные. Ваша TMC подскажет, как это сделать.
В остальном все, как с любым другим договором.
Покончив с соглашением, приступайте к реализации соответствующей тревел-политики. Она должна быть прозрачной и гибкой. В ней должен быть раздел с перечислением предпочтительных перевозчиков и четкое указание всем командируемым сотрудникам пользоваться авиакомпаниями из этого списка. Если это не ваш случай, то перед вами встанет задача по пересмотру или корректировке тревел-политики (я остановлюсь на этом подробнее в одной из следующих колонок).
Как только ваша тревел-политика примет должный вид, вам следует заняться внутренней и внешней коммуникацией. Внутри компании результаты ваших переговоров должны быть донесены, в первую очередь, до вашего непосредственного начальства, чтобы оно было в курсе ваших достижений, а также до всех сотрудников, которые отправляются в командировки самолетом. Вы можете распространить среди них перечень предпочтительных авиаперевозчиков либо тревел-политику целиком, в особенности, если она скорректирована. В любом случае все ваши адресаты должны будут подтвердить личной подписью, что они ознакомлены с новыми правилами и будут им следовать.
За пределами компании информация должна быть донесена до вашей TMC, которая должна быть в курсе всех ваших договоренностей, списка предпочтительных поставщиков и изменений в тревел-политике. Здесь вы представляете «законодательную власть», а ваша TMC — «исполнительную»!
Часто, особенно когда вы договорились об особых тарифах, вам будет необходимо уведомить авиакомпанию-партнера о том, какая TMC уполномочена бронировать билеты для ваших сотрудников по этим ценам.
В течение срока действия контракта с авиаперевозчиком (обычно это 12 месяцев) вам нужно оценивать эффект. Ваша TMC может предоставить вам необходимые данные для сравнения результатов сотрудничества с той или иной компанией в текущем и прошлом годах и в сравнении с тем, что вы обещали в ходе переговоров. TMC также может предоставить данные о поведении каждого из ваших командированных в отдельности, так что вы будете видеть, кто соблюдает тревел-политику, а кто нет.
Важно все время пристально следить за показателями, чтобы иметь возможность вовремя среагировать на уменьшение потока заказов по сравнению с данными обязательствами или же претендовать на более выгодные условия при увеличении трафика.
Имейте в виду: даже если вы не допустили санкций за невыкуп оговоренной квоты в контракте, вас ждет следующий раунд переговоров, а авиакомпании очень чувствительны к завышенным и невыполненным обещаниям. Это означает, что они будут рады продолжить сотрудничество в будущем, только если вы не обманете их ожиданий в течение года. В противном случае они предпочтут дать скидки кому-нибудь другому.
