Итак, тревел-политика написана и согласована с руководством. Ура! Казалось бы, вот он, момент блаженства, самое сложное позади и наконец-то можно расслабиться... Но это не совсем так. Проделанный труд должен «жить», работать и приносить пользу, а не пылиться в папке или на компьютере, иначе для чего он был вообще проделан?!
Увы, не все любят изменения, и, как правило, многим из нас необходимо время, чтобы осознать полезность нововведений. Это вы, как создатель документа, видите, что раньше все работало не так хорошо, как могло бы, а для других все было вполне даже приемлемо, да и вообще, «от добра добра не ищут». Так что с утвержденной тревел-политики все только начинается!
Победа — это результат хорошей подготовки. Эффективное внедрение нового документа невозможно только лишь за счет единовременной новостной рассылки, ставящей сотрудников в известность о том, что теперь они будут жить по-другому. Письмо пришло... и сразу же забылось в потоке текущих дел. «Проникновение в умы» должно быть всеобъемлющим и, что немаловажно, методичным и регулярным — вода камень точит. Для максимального охвата аудитории полезно использовать все доступные источники информирования: корпоративный портал, газету, странички в социальных сетях, — каждый сотрудник выберет для себя то, что ему более понятно и удобно. Методичность же достигается за счет постоянного информирования. В нашей компании это реализовано за счет шаблона рассылки билетов: прецедент есть, билеты же надо отправить, так вот с ними заодно можно и распространить информацию о новом документе в адаптированном варианте.
Но здесь важно продумать, каким должен быть этот самый вариант.
Сегодня, когда мир пестрит красивыми картинками и визуальное восприятие информации стоит на первом месте, длинный текст из множества сложносочиненных предложений, как у Льва Толстого, читать никто не будет: мы и так перегружены информацией. Поэтому потенциальному читателю вашего документа, в первую очередь сотруднику, который отправляется в командировку, лучше максимально облегчить задачу. Например, подготовить краткий путеводитель по основному документу — FAQ, список часто задаваемых вопросов со ссылками на соответствующий раздел тревел-политики. Интересует какой-то конкретный вопрос, например, «Как оставить заявку на командировку» или «Какие гостиницы разрешено бронировать», щелкнули на ссылку, увидели ответ. Интуитивно понятно и быстро — это и есть залог успеха.
Также в нашей компании для путешествующих сотрудников была написана отдельная справка, содержащая минимально полезную информацию в самой поездке (напоминание про необходимые документы, дежурные телефоны, правила поведения в случае overbooking и т.д.), а также общие рекомендации о том, как быть, если забыл дома зарядку для телефона, или как сделать так, чтобы рубашка в чемодане не помялась. Вроде бы мелочь, а все равно приятно, что в компании о тебе позаботились.
Чтобы сотрудники не игнорировали ваши старания, важно им объяснить, чем чревата такая «небрежность». К примеру, в нашей практике был случай, когда коллега столкнулся с многочасовой задержкой рейса, а ждать следующего не мог. И он просто растерялся, не знал, что делать! Попытался разрешить ситуацию на месте и потратил на это много времени и сил, допустив несколько ошибок, которые потом было проблематично исправить... Если бы в тот момент он следовал четкой инструкции, ему удалось бы в спокойном и комфортном режиме справиться с неприятным инцидентом, который, к сожалению, в командировках случается.
Но вернемся к шаблону рассылки. Вместе с самым необходимым — билетами и краткими правилами их обмена — вы указываете ссылки на FAQ и тревел-политику, а в приложении направляете справку с общими рекомендациями. Такая «мягкая» форма подачи позволяет почувствовать сотруднику, что все это было сделано во благо, а не с целью усложнить его жизнь, и без того полную различных требований и установок.
Шаблон отправляется как «старым» сотрудникам, так и новым. Для последних данное письмо — своего рода путеводитель по компании, который помогает им лучше и быстрее понять ее внутреннюю структуру и корпоративную культуру.
Словом, подумайте о бизнес-туристах, подготовьте платформу для успешного старта и запустите свой проект, а затем, держа руку на пульсе, позвольте ему жить своей жизнью.
Юлия Золотарева,
ассистент генерального директора компании STEP
