В рейтинге Международной ассоциации конгрессов и конференций (ICCA) Сингапур 18 лет подряд возглавлял топ городов для проведения мероприятий в Азиатско-Тихоокеанском регионе. В 2019 году индустрия встреч этого небольшого островного государства «поддержала» свыше 34 тысяч рабочих мест и принесла экономике страны $3,8 миллиарда, согласно оценке, проведенной по заказу Совета по туризму Сингапура (STB). Что поможет городу-государству сохранить позицию ведущего центра для MICE на пути возобновления событий?
Комплексный ответ Сингапура на COVID-19 — кампания SG Clean, запущенная 16 февраля 2020 года Национальным агентством по охране окружающей среды (NEA). Это программа сертификации предприятий, связанных с туристической сферой, — отелей, достопримечательностей, торговых центров, площадок для проведения мероприятий, транспортных узлов и так далее — на соответствие повышенным стандартам чистоты и безопасности. Своего рода знак качества, который после независимой проверки уже получили более 20 тыс. объектов.
Среди прошедших сертификацию — выставочные и конференц-центры Singapore EXPO & MAX Atria, Suntec City Convention & Exhibition Centre и Sands Expo & Convention Centre в комплексе Marina Bay Sands.
Новый стандарт предусматривает не только строгое соблюдение санитарно-гигиенических мер, но также использование инноваций для улучшения опыта гостя, гибкость в политике бронирования и заботу о тех, кто пострадал от внешних обстоятельств.
Кроме того, в коллаборации с представителями бизнеса, STB и другими ведомствами Сингапурская ассоциация организаторов и поставщиков конференций и выставок (SACEOS) разработала дорожную карту устойчивости отрасли (Industry Resilience Roadmap, IRR). Она содержит рекомендации по обеспечению безопасности и гибкие бизнес-модели с акцентом на цифровые возможности и пути развития в период после COVID-19.
«Сейчас наша индустрия находится на стратегическом перекрестке, и меня воодушевляет то, что многие ее участники используют этот кризис как возможность для повышения квалификации. Эта дорожная карта — гарантия того, что Сингапур продолжит оставаться конкурентоспособным и безопасным в отношении коронавируса MICE-направлением», — подчеркнул Алоизиус Арландо, президент SACEOS.
Пилотные мероприятия и новые форматы
Из локдауна, вызванного пандемией COVID-19, Сингапур начал выходить в три этапа со 2 июня. С 19 июня, во второй фазе восстановления экономической деятельности в стране, был снят запрет на проведение мероприятий, рассчитанных не более чем на 50 участников. Но сначала нужно получить разрешение Министерства торговли и промышленности (MTI). И, разумеется, обеспечить соблюдение необходимых мер безопасности.
А с 1 октября 2020 года можно будет устраивать мероприятия численностью до 250 делегатов — также с одобрения ведомства. В рамках этих договоренностей, например, состоится Сингапурская международная энергетическая неделя (SIEW) с 26 по 30 октября.
Организаторы должны следовать концепции безопасности бизнес-событий STB, которая уже разработана для менее масштабных встреч до 50 человек. Совет по туризму страны занимается тестированием этого механизма на пилотных проектах, чтобы благодаря отзывам участников доработать этот протокол — до этапа полного возобновления событий.
Первый проект успешно завершен в августе 2020 года: Международная конференция по вычислительному электромагнетизму (ICCEM 2020) прошла в отеле Resorts World Sentosa. Второй состоится 24 сентября — это Asia Pacific MedTech Virtual Forum. В каждом мероприятии до 50 офлайн-участников и около 1000 онлайн-делегатов.
Гибридные мероприятия — новый тренд индустрии встреч, который, как заверяют эксперты, будет долгоиграющим. И MICE-компании Сингапура, помимо внедрения передового опыта в области безопасности и санитарии, одними из первых стали экспериментировать с инновационными цифровыми решениями, такими как технологии создания виртуальных и гибридных событий.
В полностью виртуальный формат, к примеру, удалось преобразовать Международную стоматологическую выставку и конференцию (IDEM) в июне 2020 года. Событие привлекло около четырех тысяч участников и свыше 300 брендов из более 50 стран.
«Сектор деловых мероприятий Сингапура продемонстрировал высокую устойчивость в этот трудный период, и мы благодарны участникам индустрии за инновационность и адаптивность, —сказал г-н Кит Тан, генеральный директор Совета по туризму Сингапура. — Хотя COVID-19 серьезно подорвал отрасль, я уверен, что Сингапур станет лидером в переосмыслении того, каким должно быть безопасное и качественное бизнес-событие».
Масштаб инновационности можно оценить на примере выставочного центра Sands Expo в Marina Bay Sands. Он предложил организаторам мероприятий вещательную студию, в которой перед живой аудиторией спикер может выступать в виде голограммы из любой точки планеты! Очень удобно в условиях ограничений на поездки. А трехмерная сцена позволяет визуализировать презентации.
«Эта студия высоких технологий формирует иммерсивный опыт. Мы хотим создать в сотрудничестве с клиентами целостную экосистему для проведения эффективных и хорошо продуманных гибридных встреч, которая поможет привлечь внимание участников и повысит посещаемость событий», — отметил Онг Ви Мин, вице-президент по конвенциям и выставкам Marina Bay Sands.
Чек-лист для организатора мероприятий в Сингапуре
Согласно концепции безопасности бизнес-событий STB, организаторы мероприятий должны следовать пяти ключевым правилам:
1. Соблюдать меры инфекционного контроля до и после события
Для этого нужно предварительно направить в STB программу и маршрут делегатов: указать сроки, место проведения встречи, экскурсии, тимбилдинги и прочие активности, предполагающие тесный контакт между людьми. Организаторы должны обеспечить делегатам трансфер из аэропорта Чанги и между всеми локациями.
Для иностранных участников перед поездкой следует провести брифинг по введенным в государстве правилам, которые им придется соблюдать. Речь об обязательном тестировании на COVID-19, проживании только в отеле, с которым заключен договор, и необходимости сообщать в течение двух недель после мероприятия о своем состоянии здоровья. Также можно напомнить участникам установить приложение для отслеживания контактов TraceTogether и зарегистрироваться в системе SafeEntry, которая ведет учет посещений в общественных местах — также в целях борьбы с распространением коронавируса.
После мероприятия организаторам надлежит дважды отчитаться перед STB: через день, предоставив опросы участников и фотографии, доказывающие соблюдение стандартов чистоты и безопасности, а также в течение 15 дней — о результатах мониторинга здоровья делегатов.
2. Не допускать высокую плотность скопления людей на площадке
Необходимо обеспечить дистанцию не меньше 1 метра и контролировать ее соблюдение. В помещениях, площадь которых свыше 930 кв. м, на каждого посетителя должно приходиться 10 кв. м пространства. На площадке следует организовать односторонний трафик, отдельные вход и выход везде, где это возможно.
3. Ограничить тесные контакты между участниками
До октября разрешенная численность участников деловых мероприятий в Сингапуре — не более 50 человек. Все они могут располагаться в одном зале, например во время конференции. Однако они должны быть разделены на подгруппы — менее 20 делегатов в каждой. Это нужно для организации экскурсий, обедов, трансферов — тех элементов программы, при которых неизбежен более тесный контакт. При этом подгруппы не должны смешиваться, как и их сопровождающие.
Между подгруппами должны быть перегородки высотой не менее 1,8 м либо нужно установить столбики для очередей, чтобы отдалить подгруппы друг от друга на расстояние не менее 3 м.
С помощью табличек на площадке рекомендовано напоминать гостям о социальной дистанции и санитарно-гигиенических нормах.
4. Обеспечить чистоту и безопасность окружающей среды
Нужно соблюдать общепринятые санитарно-эпидемиологические требования, опубликованные Национальным агентством по окружающей среде (NEA), и стандарты SG Clean. Только во время приема пищи или лекарств разрешено снимать маски, в остальное время персонал и посетители должны быть в них. Правила касаются и социального дистанцирования.
До и после мероприятия необходима тщательная уборка помещения, с дезинфекцией предметов и поверхностей общего пользования — столов, стульев, поручней, дверных ручек, кнопок лифта и так далее. Следует обеспечить гостям и сотрудникам доступ к бесплатным дезинфицирующим средствам для рук, спреям, бумажным полотенцам и салфеткам.
Перед входом на площадку или в другое помещение нужно проверять всех на наличие симптомов коронавируса.
5. Быть готовым к чрезвычайным ситуациям, связанным с COVID-19
Должны быть выработаны четкие процедуры внесения изменений, ограничений, отсрочки или отмены мероприятия, а также меры реагирования при обнаружении участников с симптомами заболевания. Под рукой следует держать адреса и график работы ближайших медицинских учреждений в случае обращения за помощью. Необходимо назначить ответственного за контроль соблюдения всех мер и контакт с STB.
«Продолжая соблюдать высокие стандарты чистоты и безопасности и внедрять инновации, мы стремимся сохранить радость от путешествий и дух открытий. Благодаря преобразованиям и переосмыслению возможностей Сингапура его гости могут быть спокойны», — сказала Рейчел Ло, региональный директор Совета по туризму Сингапура по Северной и Южной Америке.
Наталья Травова
