Выходить за рамки традиционного делового общения, погружаться в атмосферу, побуждающую фантазию и помогающую творчески решать задачи, — вот что сегодня необходимо участникам мероприятий. К такому заключению пришли в компании Marriott International в результате анализа более 40 тысяч встреч. И в ответ на современные ожидания event-организаторов создали концепцию Meetings Imagined, благодаря которой они получают еще больше возможностей в планировании хорошо продуманного, креативного события.
«Несмотря на то, что концепция была озвучена всего несколько лет назад, ее основных положений мы придерживаемся уже более десятилетия — столько сотрудничаем с этой гостиничной сетью, — поделилась Валерия Власова, эксперт по маркетингу департамента „Производство энергии и газ“ ООО „Сименс“. — В Marriott Tverskaya, Marriott Moscow Royal Aurora, Marriott Moscow Grand мы провели большинство корпоративных праздников и обучающих семинаров. И всегда получали огромное количество творческих идей и откликов на наши, порой даже чрезвычайно сложные и затейливые предложения. Никогда не слышали „нет“ или „невозможно“ от команды отелей».
К примеру, как в гостинице во время перерыва единовременно разместить в неформальной обстановке 500 участников и спикеров конференции о маркетинговых и PR-коммуникациях «Груша», да еще при этом подчеркнуть ее креативный характер и способствовать реализации одной главных целей — эффективного нетворкинга? Невозможно?
С таким вызовом столкнулись в Novosibirsk Marriott Hotel, и нестандартное решение было найдено: провести «андеграундный» перерыв на подземной парковке. Мероприятие успешно проходило на площадке отеля три года подряд. Открытое универсальное пространство позволило решить как функциональные, так и стилистические задачи. Так, в 2015 году конференция состоялась 31 октября в канун Хэллоуина, поэтому помещение оформили в мистической тематике: тыквы, изображения привидений, черных кошек. А в 2016-м лейтмотивом стала «урожайная осень»: в декоре использовали стога сена, фигуры сельскохозяйственных животных, свежие овощи и фрукты.
«Сегодня мы ждем от площадок большей гибкости, находчивости и местами даже смелости, — поделился организатор конференции „Груша“, руководитель сервиса отзывов Flamp Евгений Васильков. — Хотя требования MIСE-организаторов к отелям, конечно, меняются не массово. Все еще огромное количество мероприятий проходит в „традиционных установках“: зал, проектор, набор стульев и пара кофе-пауз в течение дня. Мы же тщательно заботимся о комфорте посетителей, спикеров, поэтому очень придирчивы к тому, как расставлены стулья, сколько места в холле для нетворкинга участников, как расположена сцена, какое используется оборудование для выступлений, и, разумеется, обеспечиваем постоянное наличие кофе и закусок».
Во главе угла
«Трансформация запросов клиентов в отношении MICE-пространства довольно ярко проявляется через призму общения. Заказчикам сейчас важно, чтобы на мероприятии были созданы оптимальные условия для обмена мнениями и опытом не только по привычной схеме „спикер — публика“, но и непосредственно между участниками встречи. Поэтому особое внимание уделяется использованию общественных помещений, к примеру фойе и лобби, для организации кофе-пауз, lounge-зон, интерактивов», — отмечает Екатерина Бончковская, специалист по организации мероприятий в Minsk Marriott Hotel.
По мнению эксперта, чтобы удовлетворить потребности клиентов, отель должен располагать целым набором MICE-площадок. Наиболее востребованная конфигурация — большой зал вместимостью от 300 человек, 4-5 залов на 50-100 гостей, 2-3 переговорные комнаты для закрытых встреч, просторные общественные зоны для кейтеринга, нетворкинга и свободного передвижения участников. И желательно, чтобы все находилось на одном этаже или в шаговой доступности. Дополнительными элементами служат открытые площадки (террасы, лужайки), выделенные зоны для курения, вместительный гардероб.
«Возможности освещения тоже играют не последнюю роль. Сегодня заказчики в восторге от брендирования пространства при помощи световых трафаретов — и мы эту опцию предлагаем бесплатно, — говорит Екатерина. — Кроме того, клиенты становятся более открытыми к экспериментам с расстановкой: театральную рассадку по возможности заменяем кабаре, либо добавляем в зал lounge-зону с мобильной мебелью и кофе-паузой, уходим от стандартного формата там, где это возможно».
С чего начинается MICE
«С чего вы начинаете подготовку к мероприятию? С количества стульев и столов, формы зала, места проведения? Не думаю. Скорее, с постановки цели, будь то увеличение продаж, повышение лояльности сотрудников или поиск правильного решения. В эпоху дефицита времени, доступности технологий и избыточности любой информации в интернете организаторам мероприятий необходим ресурс, который в удобном визуальном формате систематизирует наработки в event management и помогает в достижении цели любой встречи», — считает региональный директор офиса глобальных продаж Marriott International в Восточной Европе, России и странах с развивающимися рынками Оксана Леоненко.
Meetings Imagined — это не только концепция, в рамках которой заказчики совместно с командой отеля организовывают встречи, но и еще и платформа, которая становится ключом к новому подходу. Она дает в руки специалистов MICE-индустрии инструменты для создания нестандартных и запоминающихся событий.
«Бесплатный сайт переведен на русский и полон идей. Тысячи фотографий реальных мероприятий разного формата под разную цель. Ими можно поделиться по почте с коллегами, клиентами и поставщиками, — рассказывает Оксана. — У вас задача обучить персонал, и вы размышляете, какую рассадку выбрать и чем накормить участников? Вуаля — идете в „Галерею идей“, выбираете обучение среди семи целей, расстановку и еду/напитки среди элементов планирования и получаете варианты с фото по заданным критериям поиска. Остается отправить понравившиеся истории на рассмотрение коллег и представителей площадки. Это не только экономит время, но и помогает организовать успешное мероприятие».
Или рассмотрим, к примеру, мероприятие, цель которого — обмен идеями. «Для ее достижения нужна располагающая атмосфера. Для творческого решения задач мы советуем сделать акцент на открытых пространствах, естественном свете, передвижной мебели, которые создадут идеальные условия для творчества, — рекомендует Тамара Микая, руководитель отдела по проведению мероприятий отеля Marriott Grand. — Помогут и необычные блюда, в приготовлении которых можно принять участие. Нетрадиционное рабочее пространство освободит воображение, а для кофе-брейков мы предлагаем воспользоваться террасой во внутреннем дворике. Мероприятия — это нечто большее, чем просто столы и стулья».
На платформе можно также получить актуальные советы и узнать о последних тенденциях от экспертов индустрии встреч — скажем, о том, как повысить эффективность мероприятия или устроить «счастливый час», о ярких новинках в освещении пространства, использовании эмодзи и многом другом.
Ресурс полезен не только начинающим, но и уже опытным специалистам в сфере MICE. «Уверена, даже профессионалы найдут здесь идеи, которые никогда не приходили им в голову. Ну, а новичкам это такое подспорье, что можно сразу зарекомендовать себя гуру event-индустрии!» — считает г-жа Леоненко.
«Танго кораблей»
«Сегодня многие бизнес-процессы регламентированы, четко прописаны, что порой делает их скучными и обыденными. Наряду с другими факторами это способствует профессиональному выгоранию сотрудников. Поэтому совершенно очевидно, что при организации мероприятий возрастает роль креативной концепции. Творческая составляющая, свежие идеи способны вдохновить участников встречи и всегда работают в плюс, на конечный результат», — уверена Валерия Власова (ООО «Сименс»).
Иногда оригинальную концепцию «подсказывает» сама площадка. Как в случае с презентацией новой модели внедорожника Jaguar F-PACE для 400 действующих и потенциальных клиентов автоцентра «Атлант-М Британия», официального дилера Jaguar Land Rover в Беларуси. Для компании было важно найти новое современное MICE-пространство, где подобные мероприятия еще не проходили. Выбор пал на отель Minsk Marriott, расположенный на берегу реки Свислочь.
«Исходя из особенностей площадки, мы решили организовать своего рода элитный английский яхт-клуб, ведь именно в таких местах отдыхают те, кто готов приобрести автомобили премиум-класса. Презентация проходила в конце июня прошлого года на террасе гостиницы с выходом на внутреннюю территорию, к реке. Водная гладь, яхта, флористика и декор, флаги-паруса, морские деликатесы для угощения и тематические коктейли — все это помогло воссоздать необходимую нам обстановку», — рассказала руководитель отдела маркетинга автоцентра Елена Болотникова.
По ее словам, основная сложность заключалась в том, чтобы эффектно представить гостям автомобили. От избитой идеи просто накрыть внедорожники тканью и в нужный момент сбросить ее — отказались сразу. «Шаблонность — это не наш метод работы. Долго думали, как сделать акцент на появлении машин и еще раз подчеркнуть их премиальность и красоту, показать динамику, — вспоминает Елена. — Надо сказать, что площадка возле отеля насколько красивая, сложная, испещренная дорожками, многоуровневая! Было решено извлечь из ее конфигурации максимальную выгоду. Мы создали „танец“ автомобилей, которые кружили по дорожкам на разных скоростях в такт Белорусскому симфоническому оркестру, как два корабля, сливаясь с энергией ветра и поддерживая концепцию».
Чтобы добиться чистоты исполнения, организаторы провели во внутреннем дворе Minsk Marriott несколько репетиций. «Хочу выразить особую благодарность за то, что в день презентации администрация отеля впервые запустила в работу фонтан, который стал настоящим украшением праздника!», — добавила эксперт.
Невидимый фронт
Однако не всегда MICE-заказчики стремятся добиться wow-эффекта и ждут от отелей экстраординарных идей. Иногда на первый план выходят иные задачи, а запросы сформулированы до мелочей. К примеру, концепция мероприятия для сотрудников Thomson Reuters, нацеленного на повышение уровня культуры общения внутри коллектива на основе ключевых принципов построения бизнеса компании, была разработана глобальным офисом корпорации и предполагала шестистраничный список требований к площадке и внутреннему оснащению зала, включая четкие рекомендации по еде и напиткам, а также расстановке мебели. Выбор был сделан в пользу отеля Marriott Moscow Grand, предложившего оптимальное соотношение цена\качество. В двухдневных сессиях для двух групп приняли участие 80 человек.
«Мы задействовали залы Петергофский и Шереметьевский. В программе воркшопа было много интерактивных элементов, когда коллектив делили на спонтанные группы, которые активно перемещались по аудитории и выполняли задания тренеров. Помещения были подобраны по площади таким образом, что всем хватило и места, и воздуха», — отметила менеджер по логистике и закупкам Thomson Reuters в СНГ Вера Пархоменко.
Для г-жи Пархоменко основные критерии в выборе площадки для проведения мероприятия — надежность партнера, предоставляемое качество услуг, профессионализм персонала и современное оснащение. «Все перечисленное я всегда нахожу в отелях сети Marriott. За долгую практику сотрудничества с ними ни разу не была разочарована, а положительные эмоции от общения с командой профессионалов получаю на постоянной основе», — рассказывает Вера.
Удобное расположение, наличие зоны парковки и высокий уровень сервиса — на эти пункты при организации мероприятий обращает особое внимание региональный директор по информационной политике и связям с общественностью АО «Альфа-Банк» (Иркутск) Татьяна Космачева. При этом заказчики возвращаются на площадку снова и снова, только если команда отеля проявляет гибкость и клиентоориентированность, уверена эксперт.
Так, на одну из конференций в Courtyard by Marriott Irkutsk гостей пришло на полсотни больше. «Достаточно было сказать об этом сопровождающему менеджеру — и нам оперативно усилили кофе-брейк на необходимое количество порций. Без гарантийных писем и лишних согласований, все через „одно окно“, — рассказала г-жа Космачева. — К слову, сотрудники отеля не покидают зал в первые, самые ответственные 15 минут, когда наиболее вероятны технические и организационные накладки. Команда — словно невидимый фронт».
Пишите!
Впрочем, даже самого преданного клиента не получится удержать, если оснащение отеля не соответствует современным техническим стандартам. Несколько лет назад Альфа-Банку после 15 лет проведения конференции в одном из пансионатов Подмосковья пришлось сменить площадку — именно по этой причине. «Сегодня мы предъявляем длинный список технических требований к подрядчику, в котором указана даже минимальная яркость проектора в люменах, используем все больше цифровых ресурсов. А высокоскоростной интернет, качественный звук и достаточное количество микрофонов должны быть в отелях, которые предлагают площадку для проведения бизнес-мероприятий, по умолчанию, — считает Татьяна. — При этом если гостиница не располагает каким-либо необходимым оборудованием, то должна быть готова взять на себя его поиск. К примеру, при организации одной из конференций в Courtyard by Marriott Irkutsk нам был нужен телесуфлер — и команда отеля нашла подрядчика, согласовала с ним для нас стоимость услуг и организовала своевременную доставку, а также проверку оборудования на площадке за сутки до мероприятия».
Все более популярными становятся интерактивные онлайн-платформы. Так, Альфа-Банк использует для своих внутренних мероприятий приложение, которое устанавливается на гаджет. В нем создается личный профиль участника конференции, доступны информация о делегатах и экспертах, программа, схема площадки, возможность участия в опросах и голосованиях.
Полезный функционал можно найти и в технологиях самих отелей. Компания Marriott International разработала приложение для event-организаторов. Meeting Services App позволяет им постоянно быть на связи с MICE-отделом гостиницы, вносить изменения и запрашивать новые услуги в режиме реального времени.
«Представьте: во время совещания идет бурная дискуссия, в которой вы — главный оратор. И вдруг понимаете, что срочно нужно решить какой-то организационный вопрос, например заказать ланч в конференц-зал. Позвонить никому вы не можете. Знакомо? Тихонечко достаете мобильный, пишете нужному человеку в специальном приложении и дискутируете дальше!» — пояснила Оксана Леоненко. — Как часто вы звоните коллегам, да даже друзьям? Думаю, чаще переписываетесь в мессенджерах. Это дает возможность решать сразу несколько вопросов. Многозадачность — вот что характеризует реальность, в которой работают event-менеджеры. И технологии позволяют с ней умело справляться до, в момент и после мероприятия«, — сказала г-жа Леоненко.
Энергия цитруса
Что еще имеет значение для MICE-заказчиков? Состояние номерного фонда, чтобы делегатам из регионов и других стран было комфортно остановиться в отеле, где проходит встреча. В то же время при проведении мероприятий, на которые съезжаются представители разных национальностей и религиозных убеждений, особое внимание организаторы уделяют кухне. «Меню должно учитывать гастрономические обычаи, которых придерживаются участники встречи, особенно в периоды постов», — подчеркнула управляющий делами Федеральной нотариальной палаты Елена Крылова. Уже в третий раз в Marriott Grand Hotel состоится Собрание представителей нотариальных палат субъектов РФ.
«Кроме того, сотрудники нотариальных палат в основном — женщины, поэтому для нас важно, чтобы на столах были и легкие продукты — овощи, фрукты, рыба, — говорит г-жа Крылова. — В Marriott Grand нам всегда идут навстречу, в результате все остаются довольны разнообразием блюд».
Кулинарный директор отеля Marriott Grand Тьерри Верно подтверждает, что организаторы мероприятий стали более требовательны к кухне. «Теперь на кофе-брейк хотят не просто кофе или чай с печеньем, а что-то новое и необычное. Следуя концепции Meetings Imagined, мы придумали более десятка тематических кофе-брейков. Кроме того, можем что-то всегда изменить, добавить по запросу компании-заказчика. Пользуются спросом кофе-брейки, меню которых представляет кухню разных стран — Русский, Английский, Итальянский, Французский, Американский. Популярны кофе-брейки, в которых используются какие-то определенные продукты, — Цитрусовый, Шоколадный, Яблочный. Летом планируем подавать кофе-брейк с мороженым, всегда используем лучшие сезонные продукты! Когда вы целый день находитесь на встрече, wow-эффект от таких кофе-пауз становится источником дополнительной энергии, после них появляются новые силы и идеи для дальнейшей работы».
Кстати, команда отеля может стать помощником корпоративных клиентов даже на сторонних площадках. «Наша компания регулярно участвует в крупнейших выставках нефтегазовой отрасли, таких как MIOGE. Как вы понимаете, обустроить в экспоцентре необычное, комфортное и в то же время изолированное пространство у своего стенда, располагающее потенциальных заказчиков и партнеров к общению, задача не из легких, — отмечает Валерия Власова. — Мы решили сделать „второй этаж“ с мини-кафе. Его планировку разработали вместе с командой гостиницы Marriott Moscow Grand, у которой заказали услуги кейтеринга. Это был грандиозный успех! От посетителей не было отбоя, даже корреспонденты говорили, что это — настоящее ноу-хау».
Благодаря накопленному опыту и знаниям сотрудников компании Marriott и целой коллекции свежих идей на платформе Meetings Imagined легко организовать по-настоящему запоминающееся и яркое событие. Все начинается с вдохновения.
Наталья Травова
