Затраты на business travel — одна из крупнейших статей бюджета многих компаний по всему миру, однако далеко не все на сегодняшний день — особенно на российском рынке — работают со специализированными инструментами expense management, позволяющими, помимо прочего, существенно сокращать издержки и следить за соблюдением корпоративной тревел-политики.
Впрочем, рост интереса к подобным решениям растет: в нестабильных экономических условиях бизнес заинтересован в минимизации рисков и уменьшении расходов и осознает потребность в четкой формальной стратегии в отношении travel expenses. Эксперты исследовательской компании The Aberdeen Group выяснили, что 52% передовых компаний и в 42% «отстающих» в своем рыночном сегменте намерены в 2014 году автоматизировать ключевые компоненты процесса управления тревел-расходами. От 11% до 28% фирм хотят упростить и ускорить travel expense management (TEM) за счет выхода на новый технологический уровень, например, использования мобильных приложений.
Участники исследования 2014 Travel and Expense, проведенного консалтинговой компанией PayStream Advisors, считают, что «вызовом № 1» в сфере управления расходами на деловые поездки для многих организаций остается ручной ввод и обработка данных (53%). На втором месте — нехватка или отсутствие «наглядного» представления и понимания расходов (33%), на третьем — увеличение объема тревел-расходов (30%). Далее идут высокие процессинговые издержки составления отчетов (18%), а замыкает список слишком медленное возмещение расходов (13%).
По данным CWT Travel Management Institute, в 2011 году объем мирового рынка в сфере управления тревел-расходами достигал $49 млрд, из них 4 млрд приходилось на expense managements systems (EMS), а 45 млрд — на аутсорсинговые услуги. К 2015 году эта цифра, по прогнозам аналитиков CWT, должна вырасти на 6-9% в Североамериканском регионе и на 5-8% — в Европе.
PayStream Advisors, однако, приводит иные данные: в 2014 году, по подсчетам специалистов, объем рынка услуг и технологических решений в области TEM составил примерно $52 млрд, но при этом услугами «третьей» стороны в управлении тревел-расходами пользовались лишь 4% компаний (5% в 2013 году), тогда как полностью автоматизированы и интегрированы в единую систему эти процессы были в 38% организаций (36% годом ранее). Кроме того, в 27% (20% в 2013) фирм управление тревел-расходами было частично автоматизировано, а 20% участников опроса указали на исключительно «ручное управление» (на 9% меньше, чем в прошлом году). При этом основными препятствиями на пути автоматизации TEM они называют «действующие рабочие процессы» (40%), сомнения в ROI (24%), нехватку финансовых средств (15%) и технических ресурсов (9%).
Как показывают результаты десятого ежегодного опроса BTN Expense Manager Survey, проведенного в 2013 году, 45% западных компаний уже интегрировали EMTs (expense management tools) в свои онлайн-системы бронирования тревел-услуг и организации деловых поездок, что на 11% больше, чем годом ранее. Еще 6% респондентов заявили о намерении поступить так же в будущем. The Aberdeen Group приводит несколько иные данные: процессы по управлению business travel расходами автоматизированные и интегрированы в IT в 58% компаний, занимающих ведущее положений в своей отрасли, в 34% средних по рынку и в 15% мелких.
«Все больше компаний интересуются интеграцией в свои бизнес-процессы и ПО продуктов по управлению тревел-расходами», — отмечает вице-президент по стратегическому развитию Orbitz for Business Анн Мари Рацца, объясняя это потребностью в анализе данных, который, по ее мнению, за счет интеграции ускоряется многократно. Кроме того, при помощи EMT тревел-менеджер может оперативно выявлять случаи нарушения корпоративной тревел-политики или даже мошенничества и принимать превентивные меры. Также благодаря системам по управлению travel expenses компании могут добиться сокращения издержек за счет, во-первых, прозрачности всех расходов и транзакций, а во-вторых, оптимизации процессов и новых возможностей для экономии средств.
На сегодняшний день business travel решения (в том числе мобильные) по управлению тревел-расходами предлагают многие компании-провайдеры технологий, в частности, SAP (SAP Cloud for Travel and Expense, SAP Travel Receipts Management by OpenText, SAP Travel Expense Report Mobile App), Concur Technologies (Concur Expense, Concur Invoice, Concur ExpenseIt), KDS (KDS Neo Expense), Oracle (Oracle Financials), Orbitz for Business (ExpenseAnywhere), Coupa Software (Coupa Expenses), CardWise (Xpenditure), Replicon (Web Expense), Expensify (Expensify), Unit4 (Unit4 Travel & Expenses), PayService.Com (ExpenseVisor) и др.
При этом подавляющее большинство провайдеров стремятся к дальнейшему развитию мобильных технологий и разработке expense management приложений, что объясняется как самой природой технологических компаний, так и меняющимися потребностями бизнес-путешественников — отчетность и процесс одобрения тех или иных затрат в деловых поездках вызывают у них немало сложностей, тогда как удобнее и быстрее было бы работать с фотографиями чеков и квитанций, что как раз и позволяют mobile apps.
«Сами по себе мобильные приложения пока не являются отдельным инструментом для контроля и управления расходами, — считает основатель и владелец ATH American Express Андрей Воронин. — Они скорее выполняют желание современного человека „иметь все здесь и сейчас“. Зачем ждать приезда в офис для отчета о командировке, если можно сразу сфотографировать чек такси и загрузить файл в систему, стоя в очереди на паспортный контроль. Или использовать виртуальную кредитную карту для оплаты делового ужина и сразу отправить отчет в финансовую систему».
Интерес к мобильным технологиям в сфере управления тревел-расходами можно отметить уже сейчас, но специалисты по организации деловых поездок предъявляют к ним ряд требований: согласно исследованиям GBTA Payment Solutions for Travel Managers" и Business Traveler: Landscape of Travel Payments, 70% тревел-менеджеров «заинтересованы» или «очень заинтересованы» в таких программах и мобильных приложениях, благодаря которым можно 1) оперативно, в режиме реального времени обновлять/изменять информацию о тревел-расходах, 2) фотографировать или иным образом документировать чеки и квитанции, 3) создавать, отправлять и утверждать отчеты о расходах в деловых поездках, 4) помогать сотрудникам (бизнес-путешественникам) заполнять формы таких отчетов, 5) фиксировать транзакции и прилагать информацию о них к отчетам о расходах, 6) консолидировать все тревел-данные в единую систему.
По данным The Aberdeen Group, в 2014 году мобильными приложениями для travel expense management пользовались в 43% успешных компаний, 27% средних по рынку и всего в 6% «отстающих».
Еще одна тенденция в сфере управления тревел-расходами — растущая популярность виртуальных платежных решений: некоторые участники рынка убеждены, что они позволяют еще лучше контролировать все затраты, связанные с деловыми поездками, обеспечивают быстрый и консолидированный документооборот. Кроме того, опрос, проведенный по заказу MasterCard, свидетельствует о том, что владельцы lodge-карт получают более выгодные (на 33%) скидки.
По мнению управляющего директора AirPlus International U.S. Йеэл Кляйн, в целом виртуальные карты позволяют эффективно контролировать расходы за счет оперативности, удобства, экономии времени, легкой синхронизации и интеграции в системы отчетности компании. Будущее же, считает г-жа Кляйн, — за мобильными виртуальными платежными инструментами. Вице-президент GBTA Foundation Джозеф Бэйтс добавляет, что сейчас перед компаниями-поставщиками платежных решений открыты широкие возможности для удовлетворения новых интересов и потребностей компаний в сфере управления тревел-расходами.
Суммируя выводы экспертов и данные различных аналитических исследований и опросов, можно говорить о следующих преимуществах использования EMT:
1) более оперативное получение и обработка данных;
2) более точные отчеты о тревел-расходах;
3) более полное и объективное понимание тревел-паттернов компании, специфики и направлений расходов (наглядное представление информации), правил и норм контроля со стороны бухгалтерии/финансового департамента;
4) усиленный контроль над compliance;
5) более высокая степень удовлетворенности интересов деловых путешественников;
6) более быстрое возмещение затрат путешественников;
7) более успешное выявление (и предотвращение) случаев мошенничества и искажения данных о расходах со стороны бизнес-путешественников;
8) минимизация временных, процессинговых и финансовых издержек;
9) снижение комиссий за просрочку платежей;
10) консолидация тревел-расходов за счет интеграции в общую систему по управлению деловыми поездками;
У ТМС как у компаний, предлагающих комплексный сервис по управлению деловыми поездками и расходами на них, есть отличный шанс использовать эти преимущества на благо клиентов и развития собственного бизнеса, хотя на российском рынке пока не все готовы использовать и имплементировать EMT или даже вообще формально прописывать политику в отношении expense management.
По мнению маркетинг-директора CWT Russia Милы Сидориной, «на российском рынке популярнее именно аутсорсинг в сфере TEM — опции по управлению расходами очень мало у кого интегрированы в онлайн». При этом г-жа Сидорина указывает на рост интереса к встроенным в онлайн-системы инструментам управления тревел-расходами, хотя пока во многих компаниях по-прежнему придерживаются бумажного документооборота, авансовых отчетов и т.п. Тем не менее, продолжает эксперт, крупные компании, например, фармацевтические, уже переходят на виртуальные или персональные карты оплаты услуг business travel, поэтому им будет проще имплементировать специализированные технологические решения в сфере TEM.
«Звучит удивительно, но до сих пор многие, даже крупные, компании не задумываются о том, как правильно управлять затратами на бизнес-тревел, — замечает основатель и владелец ATH American Express Андрей Воронин. — Они старательно экономят, сокращая количество поездок, не задумываясь о том, что есть способы, которые не повредят бизнесу».
Между тем, рассуждает г-н Воронин, «затраты на business travel — это скорее инвестиции, а не расходы: согласно исследованию Oxford Economics, каждый доллар, вложенный в деловые поездки, дает 2,9 доллара чистой прибыли, а компании, которые полностью запретили деловые поездки, в течение двух лет теряют до 28% клиентской базы».
Впрочем, в последнее время, по словам руководителя ATH American Express, все больше крупных компаний включают в условия тендера подготовку предложений по оптимизации и контролю расходов на деловые поездки со стороны ТМС. «И если в 2007 году большинство клиентов не понимали, о чем идет речь, то сегодня до 80% времени на тендере часто посвящено детальному обсуждению именно инструментов по управлению расходами», — подчеркивает он.
«Любой клиент заинтересован в экономии и оптимизации тревел-бюджета, — уверен генеральный директор Continent Express Станислав Костяшкин. — В период кризиса требования к экономии повсеместно повышаются, поэтому и сейчас уровень спроса и внимания к услугам управления тревел-бюджетом увеличился». Он добавляет, что основная задача ТМС в этих условиях — помочь клиенту в контроле, управлении и снижении расходов на деловые поездки.
«В первую очередь для этого мы используем надежную CRM-систему собственной разработки, где хранится вся информация о поездках клиентов, — рассказывает CEO Continent Express. — С использованием этих данных в автоматическом режиме формируются сложнейшие многоуровневые управленческие и финансовые отчеты. Благодаря этому инструменту наши бизнес-аналитики детально прорабатывают, анализируют все клиентские расходы на деловые поездки и в итоге формируют аудиторские заключения — каким образом и за счет чего может быть внедрена программа по снижению расходов».
Андрей Воронин рассказывает, что с недавних пор на сайте его ТМС появился «калькулятор потенциальной экономии», при помощи которого «любой закупщик может оценить размер затрат на поездки своих сотрудников при соблюдении некоторых простых правил».
«Тревел-политика для нас — это не файл в pdf, а автоматизированный процесс, — говорит владелец ATH American Express. — Наша система контролирует расходы и собирает информацию обо всех поездках компании-клиента, на основе чего строится отчетность, включая сообщения обо всех случаях исключений, использования неприоритетных поставщиков, повышения класса перелета и отказа от минимальных тарифов. На выходе клиент имеет информацию не только о потраченных средствах, но и о реализованной и упущенной экономии».
Как считает заместитель генерального директора по продажам и клиентскому сервису UniFest Travel Маргарита Слободяник, один из наиболее продуктивных методов оптимизации business travel расходов — это использование автоматизированных систем TEM, прежде всего онлайн. «Современные онлайн-решения быстро и легко настраиваются, не требуют дополнительных финансовых вложений и установки специализированного ПО, — поясняет она. — Это отличный инструмент контроля и анализа затрат на командировки в режиме реального времени». При этом она признает, что далеко не все компании на данный момент имплементировали подобные системы: «Проводя анализ рынка, мы убедились, что есть некоторое запаздывание со стороны российских компаний».
В пользу автоматизированного TEM высказывается и генеральный директор IBC Corporate Travel Анатолий Курюмов: «Руководителям некогда ежедневно запрашивать и изучать отчеты, поэтому автоматизация всех процессов контроля среди клиентов приветствуется — это освобождает их от лишней массы работы, упрощает процесс организации поездок».
Рост интереса к TEM-решениям среди корпоративных клиентов отмечает и директор по развитию «Интураэро» Олег Сорокин. «Если совсем недавно клиентов интересовали в первую очередь решения по автоматизации процессов, связанных с самостоятельным управлением заявками на поездки и самостоятельным приобретением услуг, то в последнее время требования клиентов переместились в сферу именно контроля и управления затратами», — отмечает он. Причем, по мнению эксперта, потребность в подобных услугах «растет не только и не столько в условиях роста объемов тревел-услуг — скорее, она возникает в условиях необходимости поддерживать объем поездок при сокращении финансирования данной статьи расходов, как, например, было в 2008-2009 году».
Преимущества крупных международных ТМС и их TEM-продуктов директор по развитию «Интураэро» подвергает сомнению: «Нельзя забывать о том, что большинство таких технологических решений базируются на данных из глобальных GDS (Amadeus, Sabre, Travelport и др.). Между тем, в этих системах отсутствует „внутренний“ контент (авиа, отели, ж/д), есть различия (если сравнивать с индустрией business travel в России) в финансовых схемах сотрудничества, не говоря уже о коренной разнице в бухгалтерском документообороте. Все это ограничивает возможности по использованию предагаемых решений „as it is“ и требует для них серьезной адаптации и дополнительных доработок».
Говоря о тенденциях развития в сфере TEM, эксперты склоняются в сторону дальнейшего технологического усовершенствования.
«Управление затратами на деловые поездки потребует дальнейшей модернизации, — уверена Маргарита Слободяник. — Мы должны учитывать как минимум два направления: инструменты для оптимизации на уровне компании и на уровне путешественника. В настоящее время есть немало технологических решений по управлению бюджетом для тревел-координаторов, начиная от собственных разработок ТМС с интеграцией с системами клиента, что уже достаточно хорошо работает, до разработок GDS, например Amadeus Corporate Suite. Что касается самого путешественника, то упор должен идти на развитие тех средств, которые находятся под рукой и доступны в поездках (смартфоны, планшеты и т.д.)».
Андрей Воронин отмечает, что, вопреки открытому доступу к любой информации (в том числе с целью сравнения цен и тарифов), последние годы «идет фрагментация контента и, как показало исследование компании McKinsey, работать с этим становится все сложнее: например, различные цены на один и тот же отель можно увидеть на сайте отеля, в нескольких системах бронирования, у десятков отельных агрегаторов и у новых интернет проектов, например, „закрытых“ клубах. Система ценообразования отелей и авиакомпаний становится все более сложной, а инструменты для ценовой дискриминации — все более утонченными».
В связи с этим ведущие ТМС постоянно отслеживают появление новых технологий, например, мониторинг снижения цены отелей или авиабилетов после бронирования. Соответственно, для грамотного управления затратами технологическая эволюция играет важную роль.
В качестве еще одного заметного тренда владелец ATH American Express называет «слияние услуг ТМС и услуг, традиционно предоставлявшихся финансовыми системами в области expense management». «То, что делают сейчас ведущие ТМС, — проясняет Андрей Воронин, — это консолидация всех каналов бронирования в одной платформе, которая не только контролируют тревел-политику и использование собственных прямых договоров, но и передает данные в финансовую систему клиента. Таким образом, процесс бронирования и финансовое управление расходами становится единым целым».
В ближайшие годы, резюмирует г-н Воронин, «мы увидим слияние функционала ТМС и лидирующих финансовых система типа SAP и Oracle, потому что только их сочетание позволяет увидеть полную картину расходов на business travel и контролировать ее в режиме реального времени». Такая интеграция позволит компаниям максимально эффективно управлять тревел-расходами, сокращая прямые и косвенные издержки, контролируя поведения бизнес-путешественников и уровень compliance, а также своевременно предупреждая возможные нарушения и мошеннические действия.
Влада Стеканова
