Новый 2024-й год наступил, причем для наших экспертов, как выяснилось, очень быстро и стремительно. Тут бы от 2023-го отдышаться, а уже нужно строить планы на следующие 12 месяцев! Но российский рынок бизнес-тревел всегда отличался своей жизнестойкостью и выносливостью, а потому наш запрос о том, какие задачи перед ними стоят, тревел-менеджеры восприняли с энтузиазмом (в большинстве случаев). Более того — подошли к ответам творчески и напомнили нам слова великих философов и предпринимателей, которые, уверены, смогут вдохновить на очередной рывок и вас!
Татьяна Парахина, начальник управления организации деловых поездок Департамента административно-хозяйственной деятельности ООО «АИМ Менеджмент»:
Прошлый год был для меня очень значимым, потому что я собирала (и собрала) свою команду. Команду коллег-единомышленников. У меня нет случайных людей. Мы понимаем и принимаем друг друга. При остром дефиците кадров в нашей отрасли, поверьте, это не самая простая задача. На каждого из своих коллег я могу положиться.
Мой девиз на 2024 год (и скорее на следующие годы) очень точно передает цитата одного из моих любимых писателей-фантастов Рэя Бредбери («451 градус по Фаренгейту»): «Не важно, что именно ты делаешь, важно, чтобы всё, к чему ты прикасаешься, меняло форму, становилось не таким, как раньше, чтобы в нем оставалась частица тебя самого. В этом разница между человеком, стригущим траву на лужайке, и настоящим садовником. Первый пройдет, и его как не бывало, но садовник будет жить не одно поколение».
Именно такой подход лежит в реализации нашего предстоящего проекта по автоматизации процесса оформления командировок для компаний группы. Неожиданно для себя я столкнулась со сложностями, доказывая и убеждая нашего внутреннего заказчика, что она необходима. На этом пути мне помогают цифры, и потом я человек упрямый. Уверена, что сможем найти среди коллег амбассадоров изменений, наших единомышленников. Скорее всего не за год, но сделаем, аккуратно выстригая всё лишнее садовыми ножницами.
Потом мы можем сколько угодно говорить и воплощать в жизнь мечты о высоких технологиях, но в основе всего этого лежат три кита: партнерство, доверие и командная работа. Так пусть новый 2024 год пройдет для меня и всех нас под знаком партнерства — гибкого, взаимовыгодного и долгосрочного!
Эльза Абадовская, руководитель направления непроизводственных закупок в Европе, на Ближнем Востоке и в Африке международной компании:
Каждый год приносит новые изменения, и мы уже привыкли к тому, что как прежде никогда не будет. Думаю, если поймать свою волну, никакие вызовы не будут разрушающими, а, наоборот, принесут новый виток развития.
Основной задачей для себя считаю оставаться agile и адаптировать текущие процессы под новые реалии, при этом направлять и поддерживать свою команду и расти вместе. Есть глобальные стратегии и локальные требования, и важно сохранить лучшее из текущих процессов, при этом быть способным оперативно реагировать на изменения и в результате получить более инновационное и «работающее» решение.
В прошлом году я получила ценный опыт при реализации проектов по выбору MICE-поставщиков, внедрении TMC и в результате сопровождения этого процесса в качестве бизнес-партнера, а также оптимизации процессов в других странах. В новом году запланирован ряд других проектов, которые для меня также станут новым опытом.
В качестве девиза хотелось бы упомянуть цитату Марка Твена: «Через 20 лет вы будете больше разочарованы теми вещами, которые вы не делали, чем теми, которые вы сделали. Так отчальте от тихой пристани. Почувствуйте попутный ветер в вашем парусе. Двигайтесь вперед, действуйте, открывайте!»
Анна Бирник, руководитель отдела тревел-поддержки ТПХ «Русклимат»:
Цели и задачи отдела были определены в конце 2023 года. Основные — максимально автоматизировать процесс и оптимизировать затраты на командирование работников холдинга.
Анализ направлений и средней стоимости показал, что требуется актуализировать тревел-политику в части лимитов.
Нам были анонсированы новые направления для бизнес-поездок, и мы начали вести на них работу по заключению прямого отельного контрактника.
За счет автоматизации процесса командирования рассчитываем повысить продуктивность и более оперативное реагирование на запросы, в том числе получение конструктивной обратной связи от сотрудников, чтобы оценить как положительные моменты в работе отдела, так и точки для роста. Ни у кого не возникает сомнений, что для изменения ситуации и получения значимых результатов нужна команда, причем не просто команда, а команда единомышленников.
Планируем ряд обучающих тренингов, посещение профильных мероприятий для сотрудников нашего отдела.
А вдохновлять в 2024 году нас будут слова Генри Форда, основателя компании Ford Motor Company: «Когда все двигаются вперёд совместными усилиями, успех приходит сам собой».
Надежда Клебанова, директор Департамента административных сервисов Фонда «Сколково»:
Основным приоритетом в организации командировок в 2024 году станет поиск баланса между предоставлением качественных услуг командируемым и соответствующими затратами организации. Вопрос качественных транспортных услуг станет в этом году еще более острым в контексте такой задачи.
Контроль и сокращение операционных издержек всегда требовали внимания, однако с учетом заметного роста стоимости услуг на рынке путешествий как внутри России, так и за рубежом, возможно, нужно пересмотреть некоторые вопросы корпоративной политики и допустимых лимитов затрат в течение года.
Открытие новых международных направлений в полетных программах различных авиакомпаний будет находится в фокусе внимания для реализации новых деловых инициатив и расширения международного сотрудничества.
Ведь, как говорил древнегреческий философ Гераклит Эфесский, из разнообразия возникает совершенная гармония.
Мы искренне надеемся, что мудрость, доброта и сила единственного мифического существа в пантеоне кураторов Восточного гороскопа — деревянного зеленого Дракона — поможет успешно преодолеть все вызовы и предостережения високосного года!
Мария Захарова, руководитель функции протокола и корпоративных сервисов «СИБУР»:
Определяющими факторами в работе на ближайший год, помимо реализации намеченных проектов, будет развитие командной работы. Опыт последних лет показал, что мы, представители бизнес-тревел, можем справиться со всеми изменениями, найти пути решения и доработать процессы, но только совместными усилиями команды возможно достичь максимального эффекта и действительно умного результата.
Наши первоочередные задачи — оставаться гибкими к изменениям. Как и всегда, мы ставим самоцель — изучать новое, продолжать идти в ногу с современными решениями в тревел-менеджменте. «СИБУР» в целом ориентирован на такой подход во всех аспектах деятельности. Остается также очевидным приоритетом поддержка партнеров, обмен лучшими практиками: только так происходит рост и развитие, как наше, так и всей отрасли. И, наверное, главное — бережно сохранять командный дух и баланс с самими собой.
Цитата, которая вдохновляет и поддерживает нашу команду, принадлежит изобретателю Генри Форду: «Объединение — это начало. Держаться вместе — это прогресс. Совместная работа — это успех».
Дарья Кондрат, специалист по тревел- и MICE-направлениям компании ITMS:
Наша самая главная сила — коммуникация и умение договариваться. Это и будут хэдлайнеры моей работы в следующем году. Мы претерпеваем большое количество изменений, о причинах которых можно лишь догадываться. Задавая вопросы друг другу, советуясь, иногда включая чувство юмора, мы сможем помочь друг другу пройти те вызовы, которые предстоят всем нам в новом году. Сессии BBT — хороший тому пример: они никогда не заканчиваются, потому что не заканчиваются и вопросы.
Если говорить про конкретные цели на будущий год, то мне очень важно сделать хорошую корпоративную тревел-программу. Это не только про договоренности с отелем, а также сайт, рекламные ролики в офисах, рассылки и прочие активности.
Также большим и сложным проектом будет интеграция уже запущенного инструмента BizOnTrip и системы для подачи авансовых отчетов. Долгий процесс, но я очень жду положительной реакции сотрудников!
Ну и самое главное — это наши рейты. Важно донести до сотрудников, что чем раньше происходит бронирование, тем выше вероятность подтверждения корпоративного тарифа.
А MICE — вообще непаханое поле! Предстоит разработка приложения для фиксации запросов сотрудников, ведения статистики и упрощения процесса в целом, так как сейчас запросы идут через почту. Пересмотр политик, новый тендер агентств... Ух! Пожелайте нам удачи.
А вдохновлять нас будут слова Пабло Пикассо: «Все дети — художники. Проблема в том, чтобы остаться художником, когда ты вырос».
Елизавета Григорьева, руководитель направления по организации деловых поездок компании «Ланит»:
Для меня основная задача на будущий год — проект по интеграции ОБТ с внутренними системами в компании. Большая работа, и мы давно ее обсуждаем. Со следующего года все наши внутренние процессы будут переведены с SAP на 1С, и я надеюсь, это облегчит нам задачу по интеграции.
Потом очень хочется попробовать мобильное приложение Corteos, анонс которого состоялся в конце прошлого года. Технология предоставляет возможность оформлять командировки и формировать авансовые отчеты с телефона. Здесь, конечно, возникает много вопросов: привязка платежных систем, безопасность данных и пр. Но хотим посмотреть повнимательнее, интересно.
Что касается MICE, то после долгого перерыва у нас появились запросы на выездные мероприятия — в Узбекистан, Грузию, Сочи.
Ну а девизом этого года для нас по-прежнему станет выражение Ницше: что не убивает, делает нас сильнее.
Екатерина Репникова, руководитель департамента организации деловых поездок и мероприятий международного холдинга:
В предстоящем году ключевая задача нашего департамента — повышение индекса удовлетворенности сотрудников eNPS (Employee Net Promoter Score). Цель заключается в создании уникальных корпоративных событий и бизнес-путешествий, которые не только соответствуют профессиональным ожиданиям наших коллег, но и создают положительный эмоциональный опыт. Мы рассматриваем eNPS не только как инструмент измерения, но и как драйвер для постоянного улучшения.
В текущем году планируем провести ряд оптимизаций в процессе автоматизации организации командировок, включая переход на единую платформу управления деловыми поездками, охватывающей все наши юридические лица по всему миру.
В области мероприятий мы разработали много внутренних ивентов, направленных на улучшение благополучия (well-being) наших сотрудников. И нацелены на создание вдохновляющих событий, которые укрепят командный дух, обеспечат наш персонал полезными инструментами и стратегиями для поддержания баланса между работой и личной жизнью. Наша цель — сделать каждое мероприятие не просто событием, а источником вдохновения и пользы для наших коллег.
При выполнении этих задач буду помнить слова Уолта Диснея: «Для достижения великого успеха важно дерзать и даже рискнуть. Однако самое главное — довести начатое дело до конца».
Светлана Балютина, ассистент генерального менеджера «ДжиИксО Лоджистикс»:
В работе на ближайший год определяющими будут адаптация к меняющимся условиям, выстраивание новых партнерских связей и большое внимание к российскому рынку тревел-услуг. Моя задача на ближайшие полгода — определить самого оптимального для нашей обновляющейся компании поставщика с прицелом на максимальную автоматизацию процессов оформления командировок.
Приоритеты для сотрудников — максимально удобный и быстрый процесс заказа билетов и гостиниц, автоматическое формирование отчетных документов (приложение на смартфоне было бы идеально) и, конечно же, качественный отельный сервис (не ниже уровня сетевых отелей ibis, Park Inn (теперь Cosmos), DoubleTree и др).
И пусть девизом для нашей компании будет «Логистика на полную мощность», что подразумевает и максимально мощную поддержку в бизнес-тревел.
Анастасия Музыка, главный специалист службы организации деловых поездок и мероприятий ПАО «ТМК»:
Приоритетной задачей в работе на 2024 год для меня станет выстраивание внутренних процессов оформления деловых поездок — максимально понятных, простых и удобных для сотрудников компании. Хочется сделать так, чтобы направление в командировку было для коллег не стрессом, а комфортным мероприятием.
Внутренние изменения в компании обусловили ряд задач, которые наша служба организации деловых поездок и мероприятий ставит перед собой, а именно: актуализация нормативных документов, разработка инструкций по использованию систем, актуализация/расширение отельной программы, декомпозиция ее на все предприятия группы компаний, создание раздела по оформлению поездок на внутреннем портале, мероприятия по оптимизации расходов.
А поддерживают меня в достижении целей и получении результатов слова Томаса Эдисона: «Я не терпел поражений. Я просто нашел 10 000 способов, которые не работают». Для меня не страшно получить не тот результат, гораздо хуже ничего не сделать для его получения.
Ксения Каширина, руководитель отдела организации деловых поездок VK:
В этом году мы с командой продолжим работать над улучшением процессов по организации деловых поездок. Так, провели опрос среди всех сотрудников компании и на основании полученных комментариев дорабатываем наш внутренний портал, убираем все сложные моменты при оформлении поездок, еще больше коммуницируем с нашими заказчиками. Конечно же, добавляем новые гостиницы в нашу корпоративную программу, чтобы поездки стали максимально комфортными.
Также в этом году мне бы хотелось сделать упор на развитие команды, способствовать тому, чтобы каждый мог развиваться в интересном для него направлении и повышать свою экспертизу.
Как сказал Эндрю Карнеги, американский промышленник и меценат шотландского происхождения, «командная работа — это возможность работать вместе над общей целью. Это топливо, которое позволяет обычным людям достигать необычных результатов».
Подготовила Марина Осипова
