Деловые мероприятия — это общественные события в бизнесе: конференции, презентации, круглые столы, форумы, семинары, встречи, которые по составу, длительности, географическому охвату превосходят классические офисные совещания.
Такое простое и исчерпывающее определение деловым мероприятиям дал Маартен Ваннесте, автор международного бестселлера «Архитектура делового мероприятия». Будучи президентом Института проектирования деловых мероприятий (MDI), он изнутри изучил множество реальных конференций, форумов, сопоставил их организацию и итоги.
Основываясь на своем огромном практическом опыте, Ваннесте пришёл к твёрдому убеждению, что подготовка деловых мероприятий и их организация — это до 60% успеха в достижении бизнес-целей, ради которых мероприятие проводится:
- в создании, укреплении и поддержании положительного делового имиджа компании;
- в привлечении партнёров, клиентов, инвесторов;
- в успешном выводе на рынок нового продукта;
- в повышении узнаваемости торговой марки.
Что учитывают опытные компании по организации деловых мероприятий в своей работе
Чтобы организовать деловое мероприятие успешно, необходимо:
- сопоставить цели инициатора/заказчика мероприятия с существующими форматами и выбрать максимально подходящий или их сочетание;
- обеспечить баланс культурно-развлекательной и деловой частей мероприятия.
Форматы деловых мероприятий в контексте решаемых бизнес-задач
Конференция
Инициаторами бизнес-конференций становятся коммерческие и некоммерческие организации. Они проводят деловые мероприятия такого типа для своих партнёров (реальных и потенциальных) и коллег с целью обсудить различные проблемы, частные и общие вопросы, связанные с отраслевым, региональным бизнесом и бизнесом вообще, с целью привлечь партнёров и клиентов и т. д.
По решаемым задачам конференции делятся на дилерские, маркетинговые, презентационные, отраслевые и т. д., по способу организации — на локальные (в одном месте) и распределённые (в разных местах), аудио- и видеоконференции.
Чтобы организовать деловое мероприятие-конференцию, необходимо:
- разработать деловую и креативную концепцию;
- подобрать и арендовать площадку, оборудование;
- создать базу участников и пригласить их, а также известных спикеров;
- продумать индивидуальный стиль мероприятия;
- привлечь медиа-партнёров;
- разработать программу мероприятия с удачным чередованием шоу-программ и деловых встреч;
- обеспечить проживание и питание участников и т. д.
Только тщательно разработанный план мероприятия, чёткая организация и оперативное решение всех возникающих вопросов обеспечат успех инициатора. Потому сегодня подготовку деловых мероприятий делегируют компаниям, которые занимаются этим профессионально.
Дилерское мероприятие
Деловые мероприятия для дилеров могут проходить в разных форматах, которые объединяют одинаковые цели — обмен информацией, анализ рынка, налаживание контактов, увеличение базы клиентов, презентация продукции и марки.
Обычно это масштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, съезды, которые сочетают деловые встречи и развлекательные мероприятия. Потому подготовка деловых мероприятий для дилеров занимает от 1 до нескольких месяцев. За это время нужно эффективно решить те задачи, которые подразумевает конкретный формат события.
Бизнес-семинар
Это узко направленное деловое мероприятие, задача которого в первую очередь — обучение. Участники семинара обсуждают сообщения по актуальным деловым вопросам, проекты, удачный опыт, получают новую информацию по заданной теме, проводят дискуссии, обмениваются собственным опытом.
По форме и задачам семинары бывают:
- корпоративными (закрытыми) — их проводят для сотрудников компании с целью повышения их компетентности и квалификации;
- открытыми — для всех желающих; нередко открытые бизнес-семинары компании проводят с целью собственной рекламы.
Сложность организации семинаров зависит от размаха мероприятия и поставленных задач. Проще организовать корпоративный семинар, однако и он может быть довольно масштабным. Например семинар-поощрение, когда администрация, владельцы компании вывозят сотрудников в зоны отдыха внутри страны или за ее пределами.
Для организации семинара требуется подобрать место проведения, разработать оформление и рекламную поддержку, программу семинара, обеспечить техническое оснащение, организовать приглашения, питание, проживание, проезд (при необходимости).
Тренинги
Тренингами называют краткосрочные мероприятия преимущественно обучающего и воспитательного характера. В ходе тренинга отрабатывают конкретные узкие навыки, умения, получают новые знания, меняют поведенческие модели.
Большим спросом пользуются тренинги по продажам и деловому общению, деловые ролевые игры. Для их проведения приглашают бизнес-тренеров, выбирают площадку, оформление, составляют программу мероприятия, если оно планируется развёрнутым и т. д.
Несмотря на краткосрочность тренингов, компании по организации деловых мероприятий должны приложить максимум усилий, чтобы тренинг оправдал ожидания. Его успешность зависит и от выбора тренера, и от настроя команды, который формируется комплексом факторов — от даты проведения до места проживания.
Выставки
Выставки проводят с целью демонстрации продукта (продукции или услуг), его продажи, создания и поддержания репутации, имиджа компании.
Особенность организации выставки в том, что для её проведения необходимо подходящее помещение, его оснащение стендами, оборудованием. В ходе выставки также устраивают семинары, тренинги, конференции, мастер-классы, организуют фуршеты, шоу и т. д. Но чаще сама выставка является мероприятием-партнёром к другому бизнес-событию, например — форуму или конференции.
Выставки могут быть постоянными или разовыми, проходить в моно- и полиформате. Моновыставки инициирует одна компания, полиформат предполагает участие нескольких компаний и более масштабен.
Успех организации выставки зависит от того, где экспонируются компании, состава участников (чем конкурентнее он, тем больший интерес привлекает выставка), насыщенности деловой и развлекательной программы.
Компании по организации деловых мероприятий, планируя выставку, должны разработать креативную идею-концепцию (международные примеры: «Мудрость природы» — Япония, 2005 год; «Вода и устойчивое развитие» — Испания, 2008 год; «Лучше город — лучше жизнь» — Китай, 2010 год), на которую станут ориентироваться потенциальные участники. Если выставку инициирует одна компания, то она и предлагает концепцию, которую разрабатывает организатор.
Именно концепция определит место проведения, приглашённых, оформление, культурную программу и прочие моменты мероприятия.
Презентации
Задача этого мероприятия — представление продукта (продукции, услуги), рассказ о достижениях компании, а цель — продвижение продукции, поиск партнёров, клиентов.
Презентация обычно проходит как часть более масштабного мероприятия, а потому сложность в её проведении — сделать событие заметным и запоминающимся. Организатору презентации нужно тщательно разработать рекламу события — промоматериалы, подарки, освещение в медиа; найти помещение с отличными техническими условиями или обеспечить их там, где презентация будет происходить.
По форме организации и задачам презентации делятся на представление товаров, компании, стандартные и концептуальные, классические и креативные, самостоятельные и в рамках бизнес-встреч.
Деловые приёмы
Деловые приёмы по организации напоминают светские мероприятия и необходимы для налаживания контактов, связей, решения каких-либо вопросов.
Подобно презентациям, они чаще проводятся в рамках других мероприятий и представляют собой синтез делового события и развлекательного. Неформальная обстановка приёмов способствует раскрепощённому общению и лёгкому контакту участников.
Круглые столы
Круглый стол — мероприятие имиджевое. Его темы — это широкие вопросы бизнеса, политики, экономики, науки и т. д. Потому продвижение собственных интересов в рамках круглого стола — это яркие, интересные выступления, спонсорство — то, что будет непременно отражено в средствах массовой информации.
Бизнес-форумы
Форум — одно из особенно масштабных бизнес-мероприятий. Этот формат становится особенно популярным, потому что охватывает большую аудиторию, позволяет общаться полуформально, достаточно свободно для официальных мероприятий и включает все виды (или большую их часть) перечисленных выше бизнес-событий. На форумах можно громко заявить о себе даже тем, кто только начинает деятельность, установить важные контакты.
Но масштаб мероприятия и его структура чрезвычайно сложны в организации, потому требуют много времени для подготовки,а также высокого профессионализма организаторов.
Подготовка деловых мероприятий-форумов требует поиска площадки, участников, разработки рекламной компании и информационной поддержки, бронирования жилья для гостей и организации трансфера из аэропортов, с вокзалов, питания гостей, оформления помещений, составления культурно-развлекательной программы и решения ещё множества вопросов.
Эти задачи типичны для организации бизнес-мероприятий, но их решение усложняется большим охватом участников, огромным количеством событий в рамках форума.
Подготовка деловых мероприятий: основные этапы
Выше мы указали, какие специфические и общие задачи приходится решать организатору деловых мероприятий. А теперь мы расскажем, в какие этапы укладывается решение:
- постановка цели мероприятия — она определяет масштаб события, круг участников, расходы;
- расчёт и согласование бюджета;
- определение концепции события и разработка плана мероприятий;
- составление графика подготовки, распределение задач;
- информационная поддержка события, рекламная кампания;
- собственно подготовка — аренда помещения, отбор и приглашение участников/спикеров/тренеров, составление развлекательной программы и приглашение артистов, организация питания, обеспечение безопасности гостей;
- техническая подготовка площадки мероприятия;
- встреча и размещение гостей.
За этими общими словами кроется напряжённая творческая и организационная работа, результатом которой станет запоминающееся и эффективное бизнес-мероприятие.
