Как в условиях коронавируса провести эффективную встречу — особенно если до этого вы не участвовали в онлайн-переговорах? Рассказывает Максим Панфилов, директор IT-компании Ratio. Недавно Максим и его распределенная команда запустили Remote — бесплатный каталог приложений для удаленного офиса.
— Эксперты сходятся во мнении, что в ближайшее время большинство деловых встреч будет проходить в онлайне. Кто-то говорит, что мы вернемся к привычной бизнес-рутине летом, кто-то делает ставку на конец года. Но важно другое: на этот раз российские предприниматели оказались не готовы к карантину. Бизнес-процессы в некоторых компаниях парализованы до сих пор, а онлайн-встречи приносят меньше пользы, чем могли бы.
Вот простые советы, которые сделают ваши онлайн-встречи лучше.
Заранее назначьте встречу и внесите ее в календарь. Организатор переговоров первым предлагает время и площадку для созвона. Не бойтесь назвать свое время, если вторую сторону что-то не устроит — вам скажут об этом.
Выбирая сервис для звонков, обратите внимание на площадки, которые не требуют дополнительной регистрации. Например, Google Hangouts — ему достаточно вашего аккаунта Gmail.
Также важно, сколько человек будет участвовать. Для встречи 1:1 подходит любая «звонилка», но чем больше людей в созвоне — тем выше вероятность, что придется выбрать платное решение.
Чтобы не пропустить встречу, внесите ее в «Google Календарь»: создайте событие, укажите почту каждого участника и настройте оповещения, чтобы за 10 минут до начала появилось напоминание. Если нужно, отправьте участникам сопроводительные письма с документами и макетами.
Подготовьте запасные способы связи. Зарядите внешние аккумуляторы, будьте готовы раздать LTE со смартфона и всегда держите под рукой второй сервис для переговоров.
Найдите тихое помещение. Встречу лучше проводить в спокойном месте, без детей, животных и проезжающих мимо автомобилей. Заранее проверьте, что попадает в поле зрения камеры — попробуйте сделать обстановку нейтральной, чтобы в центре внимания были вы, а не картина на стене.
До начала встречи выключите все уведомления на компьютере и смартфоне. Отключайте уведомления, а не звук. Во-первых, так вас точно не отвлекут. Во-вторых, вы сможете спокойно «расшаривать» экран — участники встречи не будут видеть ваши личные уведомления.
Откройте нужные приложения. Инструменты лучше заранее удобно расставить по экрану. Лично я на встречах пользуюсь браузером и веду протокол в Notion.
Пользуйтесь шерингом экрана, когда нужно что-то показать. Не рассчитывайте, что участники разберутся в файлах сами — им будет трудно найти часть, о которой вы говорите.
Если вы просто показываете презентацию — пользуйтесь шерингом внутри сервиса для звонков. Если вы коллективно редактируете документ, то поищите функции шеринга в вашей рабочей среде.
Например, в Miro можно подключаться к трансляции спикера и выходить из нее, когда нужно что-то поменять. В «Google Таблицах» и «Google Документах» можно узнать, где находится курсор, — если кликнуть на аватарку в правом верхнем углу, экран перейдет на указатель коллеги.
Зафиксируйте решения после встречи. На основе протокола составляется фоллоу-ап — документ, в котором зафиксированы все решения и договоренности. После встречи разошлите фоллоу-ап всем участникам и попросите их согласиться с принятыми решениями — это поможет, если потом клиент займет позицию «вы мне такого не говорили».
Также в конце встречи желательно составить четкий план действий, указав сроки и ответственных.
Следующий шаг: узнайте об инструментах для фасилитации встреч. Существуют принципы, с помощью которых можно лучше планировать встречи и принимать более эффективные решения.
Придется потратить время на отработку этих принципов, но результат вас не разочарует. Узнать о фасилитации можно из книги Сэма Кейнера «Руководство фасилитатора».
