Обычно компании, проводящие ежегодные конференции, нетворкинги, тренинги и другие события для сотрудников, организовывают мероприятия на тех площадках, с которыми у них сложились уже многолетние отношения. Руководители таких пространств уже знают ожидания заказчика по услугам и сервису и делают всё, чтобы он был доволен на все 100%. Но даже в таких случаях бывает, что уже на этапе подготовки мероприятия возникают новые обстоятельства, которые больно ударяют по бюджету клиента и уже устоявшимся партнерским отношениям
Повышением бюджетов на MICE сегодня никого не удивить. Однако, когда рассчитываешь смету с менеджерами отеля, понятное дело, допускаешь, что будут корректировки, в том числе связанные с расширением списка участников с проживанием. И здесь неприятным сюрпризом становится то, что вместо корпоративной цены партнеры начинают предлагать варианты по открытой стоимости.
В условиях меняющихся тарифов все же хочется ожидать от поставщиков постоянства в предложении выгодных условий. Но и тут могут случиться неприятные звоночки. К примеру, площадка, с которой мы успешно работали на протяжении нескольких лет, изменила условия закупки алкогольных напитков. Если раньше мы приобретали его сами и оплачивали пробковый сбор, то по новым условиям должны покупать алкоголь у поставщика с надбавкой 20%.
Еще один болевой вопрос связан с обратной связью от партнеров. В основном менеджеры стараются выходить на связь оперативно, но все же случаются исключения. Ты звонишь, пишешь, ожидая оперативности, но ответ получаешь ночью (!) или на следующий день. Поэтому хочется обратиться к поставщикам: не игнорируйте сообщения заказчика и реагируйте на них максимально быстро! Ведь это и ваш бизнес.
А еще бывает, что после мероприятия подрядчик выставляет дополнительный счет, однако не всегда позиции в нем понятны. Хотелось бы, чтобы такие вещи были заблаговременно согласованы. К примеру, недавно для кофе-брейка нам понадобилось допечь дюжину круассанов. Я сказала об этом банкетному менеджеру, тот — специалисту, отвечающему за наше мероприятие, и она уже, в свою очередь, позвонила мне для подтверждения заказа. Это не сложная цепочка, зато предельно прозрачная. Тогда проблем с понимаем, откуда появляются дополнительные затраты, не возникнет.
Кстати, о кофе-брейках, хотя скорее о сервисе, который предоставляется на таких локальных мероприятиях. В некоторых отелях могут не уследить и не пополнить вовремя молоко в кофемашинах или не убрать тарелки со столов. Я всегда стараюсь быть на площадке на протяжении всего мероприятия и обращать внимание персонала на эти оплошности. Казалось бы, мелочь, но именно из таких нюансов и складывается впечатление о поставщиках.
При этом считаю, что мы относимся к тем заказчикам, которые всегда готовы с понимаем отнестись к особым обстоятельствам, к примеру, когда в отеле проходит несколько мероприятий одновременно и банально не хватает рук. Поэтому, уверена, что умение слушать и слышать друг друга в нашей отрасли не менее важно, чем и в целом в жизни. Правда ведь?
Дарья Фельдт,
координатор командировок и MICE-направления
крупной молочной компании
