В условиях сложных современных реалий по организации командировок роль тревел-координаторов действительно становится особенно значимой
Госкорпорация «Росатом» всегда смотрит в сторону современных технологий, поэтому вопрос автоматизации командировок актуален для нас как никогда, однако, описывая целевой процесс с точки зрения автоматизации, мы еще раз убедились в том, что есть много нюансов в командировке, которые не под силу ИИ.
Например,
• выписка билетов по сложному маршруту с несколькими стыковками. Система скорее всего выдаст три билета, а опытный тревел-координатор выпишет двумя;
• оперативный звонок в отель курирующему менеджеру в случае возникновения внештатной ситуации с командируемым.
• взаимодействие с оператором услуг (тревел-агентством) по корректному закрытию документов и снижению рисков возникновения ошибок.
• подбор вариантов в сложных командировках для оптимального использования бюджетных средств.
• координация взаимодействия между несколькими сторонами, когда организация принимает участие в многочисленных отраслевых или внешних крупных мероприятиях. Как правило, на бронь поставлен блок номеров, и необходимо скоординировать и агентство, и оператора мероприятия для размещения сотрудников.
Предполагаем, что автоматизация позволит нам создать единое пространство, где взаимодействие тревел-координатора и командируемого будет происходит через чат. При этом будет чётко прослеживаться история переписки и заказов, что лежит в основе качественной аналитики. ИИ в этом случае выступает эффективным инструментом, но ответственность всё равно несёт человек.
Почему важно иметь профессиональных тревел-координаторов?
1. Экономия ресурсов. Зная особенности работы транспортных компаний, гостиниц и, главное, своих коллег, тревел-координаторы помогают избежать непредвиденных расходов и штрафных санкций.
2. Повышение эффективности процессов. Координатор берет на себя рутинные задачи по взаимодействию с оператором услуг или поставщиком, отсекая всю лишнюю информацию, освобождая сотрудника от необходимости тратить рабочее время на организацию поездки.
4. Соблюдение установленных норм. Профессиональный координатор учитывает предпочтения сотрудников и соблюдает баланс между удобством и экономичностью.
5. Решение форс-мажорных ситуаций. Учитывая текущие реалии, отмена рейсов стала уже почти нормой, но тем не менее событием, которое влечёт сбои в работе. Зачастую изменения в графике встреч превращает обычную командировку в цейтнот. Опытный координатор оперативно решает подобные вопросы, предотвращая задержки, и обеспечивает поддержку командируемых.
6. Тревел-координатор не только узко смотрит на конкретную командировку, но и широко — на тенденции в организации и на рынке, чтобы применить механизмы оптимизации расходов на проезд и проживание, использовать эффект от использования корпоративных тарифов, своевременно внести предложения по изменению тревел-политики.
7. Обеспечение высокого качества оказания услуг за счёт непрерывной работы с контрагентами и поставщиками услуг, контролем за исполнением условий договора. Для нас это не пустой звук, мы очень тщательно готовимся к тендерам, чтобы заключаемый договор был понятен в исполнении, возникало как можно меньше трений. Постоянно поддерживаем связь с профессиональным сообществом, чтобы быть в курсе последних изменений, а также иметь широкую сеть контактов. Это всегда обеспечивает гибкость в работе.
Таким образом, несмотря на развитие технологий и возможности самостоятельного бронирования, важность роли тревел-координаторов остается актуальной и востребованной. Их участие значительно упрощает процессы планирования и проведения командировок, обеспечивая комфортные условия пребывания и оптимизацию затрат. Нисколько не сомневаемся: именно профессиональная поддержка сотрудников в подготовке поездок играет решающую роль в повышении общей производительности и конкурентоспособности бизнеса.
Арина Рундквист,
начальник отдела офисных сервисов ГК «Росатом»
В соавторстве с Валентиной Несовой,
руководителем группы обеспечения командировок ГК «Росатом»
