В сфере бизнес-тревел набирает популярность self-booking — cистема, при которой сотрудник самостоятельно, в режиме «одного окна», проходит путь от согласования заявки до выкупа билетов и подписания приказа на командировку. Давайте разберёмся, так ли универсален этот инструмент и может ли он заменить тревел-менеджера?
Первый плюс такого бронирования — это управление временем. Коллеги могут оформить услуги, когда им удобно, не дожидаясь ответа специалиста. Если командировка срочная или план бизнес-путешествия поменялся, скажем, за выходные, то внести все необходимые изменения можно самостоятельно.
Второй — сотрудник видит широкий спектр возможностей, соответствующих тревел-политике компании. Он может выбрать определённого авиаперевозчика, отель в нужном районе города, воспользоваться программами лояльности транспортных компаний, накопить баллы, выбрать привычные для себя опции, к примеру, любимое место в поезде.
Кроме того, процесс оформления командировки становится более понятным, ведь в интерфейсе системы доступны все варианты тревел-услуг, что исключает недопонимание между работником и тревел-менеджером.
Уход от ручного труда и бумажного документооборота — ещё одно большое преимущество автоматизированных платформ. Электронный документооборот особенно важен, если в компании принят удалённый и дистанционный формат работы. Ведь бывает нелегко вовремя получить подпись сотрудника или оригиналы документов. А значит, у специалистов освобождаются ресурсы и появляется возможность уделить внимание стратегическим задачам.
Помимо этого, система позволяет легко выгрузить аналитику, что помогает в анализе и планировании бюджета. На мой взгляд, использование self-booking — это сигнал о том, что компания доверяет своим сотрудникам.
Однако сфера бизнес-тревел непредсказуема — стихийные бедствия, политическая обстановка, различные накладки в поездке требуют незамедлительной помощи тревел-менеджера.
В непростых ситуациях роль специалиста становится ключевой: отменили/перенесли рейс, нужно перебронировать билеты, подобрать альтернативный маршрут, продлить проживание — опыт показывает, что в форс-мажорной ситуации сотруднику сложно решить возникшую проблему без посторонней помощи. К тому же, онлайн-инструменты скорее всего не смогут учесть особенности логистики и визовых требований. Кажется, что система должна предложить альтернативы, необходимые путешественнику, но на практике это не всегда так.
Вспоминается недавний случай, когда коллеге нужно было вылетать из Москвы в Норильск в срочную командировку. В этих временных ограничениях система не смогла найти ему ни прямые перелёты, ни стыковочные рейсы. И только при участии тревел-менеджера вопрос был успешно решён. Специалист проверил расписание аэропорта, забронировал рейсы разных авиакомпаний с удобной стыковкой в Новосибирске — и это был наилучший вариант, найденный в кратчайший срок.
В случае с групповой поездкой я бы тоже полагалась только на сопровождение опытного тревел-менеджера. Он учтёт предпочтения и требования бизнес-туристов, подберёт оптимальные по цене варианты, а также договорится о корпоративных скидках.
Как правило, у специалиста есть наработанная сеть контактов с подрядчиками, которые могут предоставить эксклюзивные предложения для компании. Также тревел-координатор следит за общим бюджетом, а не за отдельными бронированиями, и выявляет возможности оптимизации расходов в долгосрочной перспективе. А если есть необходимость отойти от тревел-политики, система тоже вряд ли это позволит.
Я с уверенностью могу сказать, что в любых ситуациях наша команда рядом, поддерживает и помогает коллегам, ведь в кризисные моменты связь со специалистом особенно важна. Мы быстро реагируем и помогаем найти решение. Безусловно, развитие технологий и цифровых привычек обязывают нас внедрять современные решения для бизнеса, но я убеждена, что роль человека это только усиливает — невозможно заменить творческий и высококвалифицированный подход, эмпатию тревел-менеджера.
Сегодня мы видим, что многие компании переходят на гибридную модель: self-booking отдаётся рутинная работа, специалист берёт на себя более сложные, требующие особого внимания задачи, а также стратегические вопросы. То есть тревел-менеджер настоящего времени — это человек, который успешно сочетает технологические инструменты с опытом, который по-настоящему бесценен.
Анна Костылёва,
руководитель отдела организации деловых поездок Yadro
