Проведение крупных стратегических сессий численностью свыше 300 человек — задача не из легких, особенно когда мероприятие рассчитано на высокопоставленных участников и требует соответствующего уровня сервиса. Москва предлагает большой выбор деловых пространств, но организовать действительно премиальное событие требует тщательного планирования, учета множества факторов и значительных ресурсов. Итак, что же нужно иметь в виду?
1. Первый и ключевой вызов — подбор соответствующей масштабу локации.
Высокий спрос на премиальные бизнес-площадки в столице напрямую влияет на ценообразование: аренда, техническое сопровождение, обеспечение безопасности и организация кейтеринга могут быть существенно дороже, чем в менее крупных городах. Дополнительным оргмоментом может стать необходимость заблаговременного бронирования, иначе риски остаться без подходящего варианта возрастают. Мы заказываем свои площадку под ежегодную конференцию руководства компании практически за год до следующего мероприятия.
Для стратегической сессии такого масштаба необходимо найти пространство, способное не только комфортно вместить всех участников, но и обладающее современным техническим оснащением, удобной инфраструктурой и возможностью адаптации под конкретные нужды мероприятия.
На примере нашей компании могу сказать, что нам, как правило, требуется один зал для общей конференции с большой сценой для выступающих и минимум 6-7 помещений, готовых вместить различные группы от 40 человек. Бывали случаи, когда мы занимали целое фойе в отеле рядом с главным залом, потому что все стандартные локации уже были задействованы.
2. Правильная организация питания.
Помимо задачи найти бизнес-пространство под сессию, необходимо продумать удобный формат питания. Для групп вип-уровня в составе 300+ человек это не всегда легко выполнимая задача. Надо предусмотреть вопросы с рассадкой, и здесь также можно столкнуться со сложностями, так как далеко не все площадки предлагают одновременное размещение за столами. Поэтому последнее время мы приняли для себя формат «стоя» — за коктейльными столиками.
Кроме того, важно учитывать вкусовые предпочтения при выборе блюд, гендерный состав участников, визуальное оформление блюд на шведской линии, тренды в питании и скорость обслуживания. В последнее время даже в самых лучших отелях мы наблюдаем некоторое «проседание» качества сервиса со стороны персонала. Учитывая общую ситуацию на рынке труда, такие изменения ожидаемы и частично понятны, но для вип-групп это не причина, чтобы стоять в очереди за чашкой кофе по 15 минут.
Еще важно, чтобы все иногородние участники размещались там же, где сконцентрирована основная часть бизнес-программы, или в ближайшей локации в шаговой доступности. Даже небольшой переезд на трансфере может доставить им неудобства.
3. Коммуникация с менеджментом площадок.
Зачастую менеджмент бизнес-центров или отелей ограничен протоколами работы, что затрудняет реализацию нестандартных запросов вип-клиентов. Переговоры и согласования могут занимать значительное время, что требует от организаторов высокой компетентности и гибкости. Именно поэтому здесь очень важен человеческий фактор, а зачастую навыки нетворкинга.
4. Необходимость отдельного пространства под гала-ужин.
При проведении стратегических сессий подобного уровня очень важно выделение отдельной площадки для гала-ужина, который говорит о высоком статусе события. Поиск подходящего ресторана, банкетного зала, концертной площадки с возможностью эксклюзивного обслуживания становится отдельной задачей. Чаще всего для наших форматов мы обращаемся к концертным залам, и пока, на мой взгляд, это одни из самых сложных и негибких подрядчиков.
Учитывая специфику данных локаций, приходится сталкиваться со следующими проблемами:
— Состояние площадки после концертов. Скажу честно, практически до последнего дня это «кот в мешке»: мы не знаем, в каком виде нам передадут зал. Исходя из опыта, мы заранее готовим собственные эксплуатационные и клининговые бригады для оперативного приведения площадки в «чувства». Иногда у нас это получается даже лучше, чем у собственников.
— Внешний кейтеринг. Зачастую мы либо не можем привлечь свою службу, либо условия допуска оказываются очень невыгодными. Здесь мы, как клиент, в каком-то смысле становимся заложниками ситуации. Вместе с тем следует отметить, что на тех площадках, где мы проводили мероприятия, питание и работа официантов были на очень высоком уровне.
— Условия безопасности. Надо быть готовыми, что проверяется всё: от персонала до соблюдений правил пожарной безопасности. Иногда приходится заменять работников на месте менее чем за сутки до события или долго ждать согласования от наших служб безопасности из-за несоблюдения правил по пожарной части.
— Стоимость площадки. Говорят, что сейчас сложился «рынок подрядчика»: зачастую это подтверждается действительно очень высокой стоимостью определенных локаций. При этом, учитывая пункты выше, механизм ценообразования вызывает вопросы.
О чем хотелось бы сказать в заключении. Организация крупных стратегических сессий вип-уровня в Москве — это сложный синтез подбора бизнес-площадки, точной логистики и тонкой коммуникации с управленческими командами принимающей стороны. Высокие тарифы и определенный дефицит подходящих локаций требуют заблаговременного планирования и проактивного подхода.
Чтобы мероприятие такого масштаба пошло «на ура», MICE-организаторам важно иметь надежных партнеров, проявлять гибкость и уметь быстро реагировать на возникающие сложности.
Юлия Жогло,
руководитель отдела по
административной поддержке ПАО «МегаФон»
