Раньше визы были рутиной, а сегодня — зона риска.
Для компании с международными командами вопрос «Куда подать документы?» сменился на другой: «Как вообще получить эту визу в нужные даты?».
Для компании с международными командами вопрос «Куда подать документы?» сменился на другой: «Как вообще получить эту визу в нужные даты?».
Осознав, что внешние провайдеры больше не успевают за скоростью изменений, мы сделали ставку на внутреннюю экспертизу. Это позволило нам превратить визовую поддержку в сильный стратегический инструмент, который со временем трансформировался в отдельную консалтинговую практику.
Делюсь опытом, как этот переход изменил нашу культуру поездок.
Эпоха простых виз закончилась
До 2022 года всё было просто: агентство, стандартный пакет документов, формальная бронь билетов, пара дней ожидания — и шенген на три года от Греции в кармане.
Но времена изменились. Теперь консульства звонят директорам, запрашивают фото сотрудников у входа в офис c сегодняшней газетой (да-да, бывает и такое!) и детально проверяют цели поездки. Стандартный агентский подход перестал работать. Мы поняли, что нам нужна глубокая аналитика и собственные решения.
Следующим вызовом стали визы для сотрудников, уже проживающих за пределами России: США, Великобритания, Сингапур, Корея, Китай. Во многих странах просто не было привычной инфраструктуры визовых центров, а агентства не знали и не понимали специфики. К агентствам мы теперь обращаемся точечно, например, за срочными слотами или удалённой подачей. Но даже в таких случаях всегда полностью проверяем пакеты документов.Начали с самостоятельных подач на Кипр в тот самый момент, когда были отменены всем привычные Pro-Visa. Это был осознанный шаг: вместо быстроты и удобства мы выбрали контроль и качество. И он себя оправдал.
Наша цель — не подать документы на визу, а получить её
Внутри нашего тревел-департамента выросла полноценная визовая экспертиза: с собственными мануалами и базой кейсов. Наша команда быстро осознала: универсальных рецептов больше нет. В то время как внешние агенты ограничены своей локацией — в России вам предложат подачу в РФ, на Кипре — там же, на острове, — мы видим всю «шахматную доску» целиком.
И начали просчитывать многоходовки: например, зная историю сотрудника, мы могли отправить его в Россию за гарантированной пятилетней визой, чтобы не ждать короткую визу по месту пребывания. Сейчас ситуация поменялась: посольство Франции на Кипре может выдать и годовую визу, а в РФ — теперь только однократные.
Как итог, уровень отказов у нас упал до 2% — причём чаще всего это прогнозируемые риски, о которых мы знаем заранее, или же случилось «плохое настроение консула». Однако в последнем случае ситуацию обычно можно решить переподачей документов, дополнив их сопроводительными письмами. Ключевое отличие собственного метода — не просто подать документы, а непременно получить визы.
Казалось бы, работа с визами — это бюрократия, но именно она научила нас планировать. Мы внедрили визовую экспертизу в тревел-функции и получили прозрачный процесс вместо постоянного стресса. Также такой подход помогает нашим партнёрам планировать поездки заранее, показывая на реальном опыте, что визовая дисциплина напрямую связана с оптимизацией средств компании.
Дополнительным бонусом такого подхода стало увеличение глубины бронирования, а кейсы, где ближе к дате билеты вырастают в разы, да и нередко отсутствуют места, тоже стали в нашем случае редкостью. Теперь с командой видим временные рамки: шенген оформляется за 3-6 месяцев, США — за полгода и более. Это чёткое понимание сроков бережёт и нервы, и бюджет.
Не буду лукавить: срочные визовые (и не только) запросы и форс-мажоры случаются всегда. В таких ситуациях стараемся быть для бизнеса настоящими партнёрами и искать любые доступные решения и сценарии.
Кстати, помимо внутренней документации, мы также создаём гайды для самостоятельных путешественников по визам — и за это коллеги всегда говорят нам «спасибо» и привозят угощения со всего мира!
В нашем случае развитие внутренней визовой экспертизы стало не только инструментом снижения процента отказов, но и отправной точкой для нового этапа в развитии компании. Весь пройденный путь создания экспертизы в визовой поддержке лёг в основу консалтинговой практики Travel & Event, где она заняла устойчивое место в сервисном портфеле, наряду с подбором персонала, исследованиями рынка труда и комплексным HR-сопровождением.
В результате и сотрудники нашего холдинга, и наши партнёры имеют возможность вернуть контроль над мобильностью в условиях быстро меняющихся международных правил.
Екатерина Репникова,
и.о. административного директора международного холдинга,
руководитель Travel & Event в Talent Ark
