В условиях пандемии большая часть компаний столкнулась с необходимостью значительного сокращения бюджета, в том числе на командировочные расходы.
Что же необходимо предпринять, чтобы реализовать эту сложную задачу и при этом не нарушить рабочие процессы?
В группе компаний «ЛокоТех» пошли на следующие кардинальные меры:
Во-первых, высшим руководством было принято решение установить четкие лимиты на командировочные затраты по подразделениям компании. То есть теперь, прежде чем направить сотрудника в командировку, руководитель подразделения не раз подумает над этой необходимостью, рассмотрит альтернативные варианты: если это совещание, то можно ли подключиться к нему через системы видеоконференцсвязи; если аудиторская проверка — ограничиться запросом необходимых документов по электронной почте и так далее. А для оперативного отслеживания расходов в онлайн-системе бронирования отдел организации командировок управляющей компании совместно с коллегами из агентства делового туризма настроил счетчики расходов, что позволяет вовремя обратить внимание на подразделение, бюджет которого уже на исходе, и сообщить об этом ответственным лицам.
Во-вторых, компания была вынуждена ограничить командируемых сотрудников строгим соблюдением «правила рабочего дня». То есть, отправление в командировку или прибытие из нее должны происходить в рабочие дни, без захвата выходных и праздников. Это правило всегда было прописано в Положении о направлении сотрудников в командировки, но ранее при оформлении деловой поездки им могли пренебрегать, а, как известно, стоимость большинства билетов — как авиа-, так и железнодорожных — на выходных увеличивается благодаря динамическому ценообразованию.
В-третьих, пришлось ограничить срок нахождения сотрудников в командировке: теперь он не должен превышать пяти дней. Это новое ограничение, которого в компании раньше не было, необходимое для экономии бюджета.
В-четвертых, не допускается нарушение политики компании в части увеличения денежных лимитов на проживание в сутки. В связи с частыми командировками в отдаленные населенные пункты Дальнего Востока и Сибири мы регулярно сталкиваемся с ситуацией, когда выделенный лимит в сутки меньше, чем средняя стоимость проживания в данном регионе. В таком случае отдел организации командировок по договоренности с поставщиком услуг по бронированию предлагает командируемым апартаменты или квартиры. Это удобно и для длительного проживания, и выгодно для бюджета.
В-пятых, запрещено повышение класса обслуживания при перелете/проезде. Такое ограничение также прописано в нашем Положении о направлении сотрудников в служебные поездки, но в случае необходимости с согласования руководства допускалось изменение класса обслуживания. Сейчас же мы настоятельно рекомендуем коллегам перенести сроки командировки, если на данном направлении остались авиабилеты только бизнес-класса или железнодорожные билеты первого класса.
Помимо перечисленных мер, в группе компаний «ЛокоТех» регулярно ведется работа по сокращению стоимости расходов командируемых коллег путем расширения корпоративной отельной программы и участия в 2Д-соглашениях с авиакомпаниями.
Всем нам придется теперь жить в новой реальности, с новыми исходными данными и стараться максимально адаптироваться к тем условиям, которые диктует ситуация в мире.
Лидия Бганцова,
руководитель направления отдела организации командировок
в компании «ЛокоТех»
